Equal Pay Zeitarbeit greift mit Tarifvertrag spätestens nach neun Monaten, bei stufenweiser Angleichung nach 15 Monaten. Wer die Frist pro Einsatz nicht systematisch überwacht, zahlt rückwirkend nach. Der Engpass ist nicht das Gesetz, sondern die Fristenkontrolle im System.
Equal Pay in der Zeitarbeit ist rechtlich sauber geregelt, und trotzdem entstehen die teuersten Fehler nicht bei der Frage, ab wann die Angleichung greift, sondern bei der Frage, ob Ihr System sie rechtzeitig meldet. Ein Personaldienstleister mit dreißig laufenden Überlassungen hat dreißig einzelne Fristen, jede an einen anderen Einsatzbeginn gekoppelt, jede mit eigener Drei-Monats-Reset-Logik. Wer das in einer Excel-Liste oder im Kopf führt, entdeckt die Angleichung nicht am Stichtag, sondern in der Lohnabrechnung drei Monate später, wenn die Marge schon gekippt ist.
Dieser Beitrag betrachtet Equal Pay nicht aus der Rechtsperspektive, die andernorts ausführlich abgedeckt ist, sondern aus der Umsetzungsperspektive: Wie bilden Sie die Fristen so in Ihren Prozessen ab, dass keine Angleichung überrascht. Wir gehen dabei den Weg, den wir in Umsetzungsprojekten immer gehen, erst auditieren, dann reduzieren, dann digitalisieren. Wir automatisieren kein Chaos, wir räumen erst auf.
Warum Equal Pay ein Fristen-Problem ist, kein Rechts-Problem
Die Rechtslage ist eindeutig. Nach § 8 AÜG greift Equal Pay ohne Tarifvertrag ab dem ersten Einsatztag, mit Tarifvertrag nach neun Monaten, bei tariflicher stufenweiser Angleichung nach spätestens 15 Monaten. Seit dem 1. Januar 2026 gilt dafür das einheitliche GVP-Tarifwerk, das die getrennten iGZ- und BAP-Tarifverträge abgelöst hat (Stand: August 2026).
Der Punkt, an dem es in der Praxis klemmt, liegt hinter diesen Zahlen. Denn jede dieser Fristen hängt an der ununterbrochenen Einsatzdauer beim selben Kundenbetrieb, nicht an der Vertragsdauer zwischen Ihnen und dem Mitarbeiter. Und diese Einsatzdauer folgt einer Reset-Regel, die eine reine Kalenderberechnung nicht abbildet:
Eine Unterbrechung von bis zu drei Monaten setzt die Frist nicht zurück, die Einsatzzeiten werden zusammengerechnet. Erst nach mehr als drei Monaten Pause zählt die Einsatzzeit beim selben Kunden wieder von vorn. Diese Regel gilt auch dann, wenn der Einsatz zwischenzeitlich über einen anderen Verleiher lief.
Ein Beispiel macht den Unterschied greifbar. Ein Mitarbeiter ist fünf Monate beim selben Kunden im Einsatz, dann folgt eine Pause. Kehrt er nach zwei Monaten zurück, zählt die bisherige Einsatzzeit weiter: Die fünf Monate bleiben stehen, nach vier weiteren Einsatzmonaten ist die Neun-Monats-Grenze erreicht. Kehrt er dagegen erst nach vier Monaten Pause zurück, beginnt die Zählung bei null, und die neun Monate laufen komplett neu. Dieselbe Person, derselbe Kunde, dieselbe Tätigkeit, aber je nach Länge der Pause ein völlig anderer Fristverlauf. Genau diese Verzweigung bildet eine Kalenderberechnung ab Einsatzbeginn nicht ab.
Für die Fristenüberwachung heißt das: Sie überwachen nicht ein Datum, sondern eine kumulierte Einsatzzeit mit Reset-Bedingung. Das ist die eigentliche Umsetzungsaufgabe, und genau hier scheitern manuelle Lösungen.
Die drei Fristen, die dieselbe Datenlogik teilen
Equal Pay ist nicht die einzige einsatzdauerabhängige Frist, die Sie führen müssen. Drei zentrale Fristen hängen an derselben Basisgröße, der ununterbrochenen Einsatzdauer beim selben Kundenbetrieb:
Equal Pay beziehungsweise die Angleichung ans Vergleichsentgelt, fällig nach neun Monaten, bei stufenweiser Angleichung nach 15 Monaten.
Die Branchenzuschläge, gestaffelt nach Einsatzdauer, mit steigenden Stufen und einem an das Vergleichsentgelt gekoppelten Deckel.
Bei den Branchenzuschlägen ist die Staffelung besonders eng an die Einsatzdauer gekoppelt. Die Zuschläge steigen stufenweise mit der ununterbrochenen Einsatzdauer im selben Kundenbetrieb, in der Metall- und Elektroindustrie bis zu 65 Prozent, in der chemischen Industrie bis zu 67 Prozent des Tabellenentgelts in der höchsten Stufe nach dem 15. Einsatzmonat (Quelle: WSI-Tarifarchiv, Stand August 2026).. Begrenzt wird jeder Zuschlag durch die Deckelung auf das Vergleichsentgelt der Stammbelegschaft. Jede dieser Stufen ist ein eigener Stichtag, den Ihr System kennen muss.
Branchenzuschläge Zeitarbeit 2026, Höhe und Staffelung
Die Höchstüberlassungsdauer nach § 1 Abs. 1b AÜG von 18 Monaten, nach deren Überschreitung die Überlassung unzulässig wird.
Alle drei rechnen auf derselben Datengrundlage, alle drei folgen derselben Drei-Monats-Reset-Regel. Wer diese Logik einmal sauber im System abbildet, bedient drei Compliance-Anforderungen mit einer Dateninfrastruktur. Wer sie dreimal getrennt in verschiedenen Listen führt, hat dreifachen Pflegeaufwand und dreifaches Fehlerrisiko.
Equal Pay und Höchstüberlassungsdauer sind nicht dasselbe
Zwei einsatzdauerabhängige Fristen werden in der Praxis regelmäßig verwechselt, weil beide an dieselbe Grundgröße koppeln. Der Unterschied ist aber grundlegend, und er entscheidet über die Rechtsfolge.
Equal Pay ist eine Vergütungsfrist. Sie sagt Ihnen, ab wann Sie mehr zahlen müssen, nämlich das angeglichene Vergleichsentgelt. Wird sie versäumt, drohen Nachzahlung und Beitragsnachforderung, aber die Überlassung als solche bleibt zulässig.
Die Höchstüberlassungsdauer nach § 1 Abs. 1b AÜG ist eine Zulässigkeitsgrenze. Sie liegt bei 18 Monaten und sagt Ihnen, ab wann Sie denselben Mitarbeiter nicht mehr an denselben Kunden überlassen dürfen. Wird sie überschritten, ist die Überlassung unwirksam, mit der möglichen Folge, dass ein Arbeitsverhältnis zwischen Leiharbeitnehmer und Entleiher entsteht. Von der 18-Monats-Grenze kann per Tarifvertrag der Einsatzbranche abgewichen werden, was die Überwachung nicht einfacher macht, sondern komplexer.
Für Ihr Fristen-Monitoring heißt das: Beide Fristen laufen auf derselben Datenbasis, der ununterbrochenen Einsatzdauer beim selben Kunden, führen aber zu völlig unterschiedlichen Konsequenzen. Ein System, das nur Equal Pay überwacht und die Höchstüberlassungsdauer übersieht, schützt Ihre Marge und riskiert gleichzeitig die Wirksamkeit der Überlassung.
Erst auditieren: Wo Ihre Fristendaten heute liegen
Bevor Sie irgendetwas automatisieren, klären Sie, wo die relevanten Daten heute überhaupt entstehen und liegen. In den meisten Häusern, die wir sehen, sind das mehrere Quellen nebeneinander:
Der Einsatzbeginn steht im ATS oder im Überlassungsvertrag.
Unterbrechungen und Wiedereinsätze stehen in der Zeiterfassung oder im Dispositionstool.
Die Zuordnung Mitarbeiter zu Kundenbetrieb liegt im CRM oder ATS.
Der Tarif- und Zuschlagsstatus liegt in der Lohnabrechnung.
Solange diese vier Quellen nicht zusammengeführt sind, kann keine automatische Fristenberechnung funktionieren, weil die Reset-Logik Daten aus allen vier braucht. Der Audit-Schritt beantwortet also eine einzige Frage: Liegt die ununterbrochene Einsatzdauer pro Mitarbeiter und Kunde an einer Stelle vollständig vor, oder muss sie aus vier Systemen manuell zusammengesetzt werden.
Dann reduzieren: Von vier Listen auf eine Datenquelle
Der Reduktionsschritt heißt nicht, ein neues Tool zu kaufen. Er heißt, die Zahl der Stellen zu senken, an denen dieselbe Information gepflegt wird. Solange Einsatzbeginn und Unterbrechungen an mehreren Orten unabhängig eingetragen werden, produzieren Sie Abweichungen, und eine Fristenberechnung auf abweichenden Daten ist wertlos.
Das Ziel ist eine einzige führende Datenquelle für die einsatzdauerrelevanten Felder: Einsatzbeginn, Einsatzende, Kundenbetrieb, Unterbrechungen. Alles andere zieht sich diese Werte, statt sie erneut zu erfassen.
Dann digitalisieren und automatisieren: Die Frist als Systemregel
Erst wenn die Datengrundlage steht, lohnt die Automatisierung. Die Fristenüberwachung ist dann keine Kalendererinnerung mehr, sondern eine Regel, die auf der kumulierten Einsatzdauer läuft.
Eine belastbare Fristen-Monitoring-Logik prüft für jeden aktiven Einsatz mindestens diese Punkte:
Kumulierte Einsatzdauer beim selben Kundenbetrieb, unter Berücksichtigung aller Vorbeschäftigungen innerhalb der letzten drei Monate.
Reset-Prüfung: Liegt zwischen zwei Einsätzen beim selben Kunden eine Pause von mehr als drei Monaten, beginnt die Zählung neu.
Vorwarnstufen vor jeder relevanten Grenze, nicht am Stichtag. Sinnvoll ist eine Vorwarnung deutlich vor Monat neun, damit die Kalkulation und die Kundenkommunikation Vorlauf haben.
Zuordnung der einschlägigen Frist: Equal-Pay-Angleichung, nächste Branchenzuschlags-Stufe, Höchstüberlassungsdauer.
In welchem System Sie diese Regel abbilden, ist zweitrangig. In einem ATS mit Automatisierungsschicht wie Bullhorn lässt sich das über Feldlogik und automatisierte Benachrichtigungen lösen, in vergleichbaren Systemen wie zvoove oder salesforce-basierten Recruiting-Plattformen über ähnliche Mechanismen. Entscheidend ist nicht das Tool, sondern dass die Reset-Logik korrekt hinterlegt ist. Ein System, das nur ab Einsatzbeginn stur neun Monate hochzählt, meldet bei jedem Wiedereinsatz die falsche Frist.
Die Kalkulations-Konsequenz: Vorlauf statt Margenschock
Der eigentliche wirtschaftliche Hebel liegt nicht in der Meldung selbst, sondern in ihrem Zeitpunkt. Ab dem Moment, in dem Equal Pay greift, müssen Sie die Differenz zum Vergleichsentgelt ausgleichen. Diese Differenz kann je nach Einsatzbranche und Vergleichslohn erheblich sein.
Wie erheblich, zeigt eine vereinfachte Rechnung. Angenommen, die Differenz zwischen dem gezahlten Zeitarbeitsentgelt und dem Vergleichsentgelt beträgt 4,87 Euro pro Stunde, ein Wert in der Größenordnung, die bei Einsätzen ohne greifenden Branchenzuschlag durchaus vorkommt. Bei einer Vollzeitkraft mit rund 160 Stunden im Monat sind das gut 780 Euro pro Monat. Wird die Angleichung erst drei Monate nach dem Stichtag bemerkt, etwa weil sie in der Lohnabrechnung auffällt statt in der Fristenüberwachung, summiert sich die Nachzahlung auf über 2.300 Euro, für einen einzigen Mitarbeiter, rückwirkend und ungeplant. Bei mehreren gleichzeitig auslaufenden Fristen wird daraus schnell ein fünfstelliger Betrag.
Die Zahlen sind illustrativ und ersetzen keine Einzelfallprüfung. Der Punkt ist nicht der exakte Betrag, sondern die Hebelwirkung: Eine übersehene Frist kostet nicht ein bisschen Marge, sie kostet die kalkulierte Marge des Einsatzes und mehr.
Wenn Ihr System die Angleichung erst mit der Lohnabrechnung sichtbar macht, ist die Angebotskalkulation gegenüber dem Kunden längst gelaufen, und die Nachzahlung geht voll zu Ihren Lasten. Wenn das System dagegen Monate vorher warnt, haben Sie zwei Optionen, die Sie ohne Vorwarnung nicht haben: die Konditionen mit dem Kunden vor der Angleichung nachverhandeln, oder die Differenz von Anfang an in die Marge einpreisen.
Fristen-Monitoring ist damit kein reines Compliance-Thema. Es ist die Voraussetzung dafür, dass die Angleichung eine geplante Kalkulationsgröße ist statt einer nachträglichen Überraschung.
Was ein Fristen-Monitoring mindestens leisten muss
Die folgende Checkliste fasst zusammen, was ein belastbares Equal-Pay-Fristenmonitoring abdecken muss. Sie können damit prüfen, ob Ihre aktuelle Lösung trägt oder ob sie eine Bruchstelle hat.
| Anforderung | Warum sie kritisch ist |
|---|---|
| Einsatzdauer pro Mitarbeiter und Kunde an einer Stelle | Ohne konsolidierte Datenquelle keine korrekte Berechnung |
| Drei-Monats-Reset-Logik hinterlegt | Reine Kalenderzählung meldet bei Wiedereinsatz falsch |
| Berücksichtigung von Voreinsätzen, auch über andere Verleiher | Maßgeblich ist die Gesamtdauer beim Kunden, nicht bei Ihnen |
| Vorwarnstufen vor dem Stichtag | Nur mit Vorlauf sind Nachverhandlung und Einpreisung möglich |
| Parallele Führung der drei Fristen auf einer Datenbasis | Equal Pay, Branchenzuschlag und Höchstüberlassungsdauer teilen die Logik |
| Lückenlose Dokumentation der Einsatzzeiten | Grundlage für rückwirkende Ansprüche und Prüfungen |
Der letzte Punkt hat eine rechtliche Kehrseite, die die Dringlichkeit unterstreicht. Ein Leiharbeitnehmer kann zu wenig gezahltes Entgelt rückwirkend geltend machen. Nach dem GVP-Manteltarifvertrag gilt dabei eine Ausschlussfrist: Ansprüche verfallen, wenn sie nicht innerhalb von drei Monaten nach Fälligkeit mindestens in Textform geltend gemacht werden. Ihre eigene Dokumentation ist im Streitfall die Grundlage, auf der Sie überhaupt nachvollziehen können, welche Frist wann galt. Dieselbe Dokumentationslogik greift beim Arbeitszeitkonto, wo falsch gebuchte Minusstunden rückwirkend zu Nachforderungen führen.
Die Frist sieht niemand kommen, bis das System sie meldet
Es gibt einen einfachen Test für Ihre aktuelle Fristenüberwachung. Nehmen Sie einen Mitarbeiter, der beim selben Kunden schon einmal im Einsatz war, zwischendurch zwei Monate woanders, dann wieder zurück. Sagt Ihnen Ihr System auf Knopfdruck, wann für diesen Mann Equal Pay greift?
Wenn die Antwort „das müsste ich zusammenrechnen“ lautet, haben Sie keine Fristenüberwachung, Sie haben eine Fehlerquelle mit Vorlaufzeit. Die kumulierte Einsatzdauer mit Drei-Monats-Reset ist genau der Fall, den manuelle Listen nicht abbilden und den ein sauber konfiguriertes System nebenbei erledigt.
Häufige Fragen zu Equal Pay in der Zeitarbeit (FAQ)
Ab wann muss ich Equal Pay in der Zeitarbeit zahlen?
Ohne Tarifvertrag ab dem ersten Einsatztag, mit Tarifvertrag nach neun Monaten, bei tariflicher stufenweiser Angleichung nach spätestens 15 Monaten. Maßgeblich ist die ununterbrochene Einsatzdauer beim selben Kundenbetrieb, nicht die Dauer Ihres Arbeitsvertrags mit dem Mitarbeiter.
Wie überwache ich Equal-Pay-Fristen bei vielen laufenden Einsätzen?
Über eine konsolidierte Datenquelle, die Einsatzbeginn, Kundenbetrieb und Unterbrechungen an einer Stelle führt, kombiniert mit einer automatisierten Fristenregel, die die Drei-Monats-Reset-Logik berücksichtigt und vor dem Stichtag warnt. Manuelle Listen skalieren nicht, weil jede Frist an einen anderen Einsatzbeginn koppelt.
Setzt eine Einsatzunterbrechung die Neun-Monats-Frist zurück?
Nur wenn die Pause länger als drei Monate dauert. Kürzere Unterbrechungen setzen die Frist nicht zurück, die Einsatzzeiten werden zusammengerechnet. Diese Regel gilt auch, wenn der Einsatz zwischenzeitlich über einen anderen Verleiher lief.
Warum reicht eine Kalendererinnerung für die Fristenüberwachung nicht?
Weil die Frist nicht an einem festen Datum hängt, sondern an der kumulierten Einsatzdauer mit Reset-Bedingung. Eine Erinnerung, die stur neun Monate ab Einsatzbeginn zählt, meldet bei jedem Wiedereinsatz die falsche Frist und übersieht zusammenzurechnende Voreinsätze.
Welche Fristen kann ich gemeinsam mit Equal Pay überwachen?
Die Branchenzuschlags-Stufen und die Höchstüberlassungsdauer von 18 Monaten. Alle drei hängen an der ununterbrochenen Einsatzdauer beim selben Kundenbetrieb und folgen derselben Reset-Logik, lassen sich also auf einer gemeinsamen Datenbasis führen.
Was passiert, wenn ich Equal Pay zu spät umsetze?
Es drohen Lohnnachzahlung an den Mitarbeiter, Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen und je nach Konstellation Bußgelder nach dem AÜG. Werden infolge zu niedriger Löhne zu geringe Sozialbeiträge abgeführt, kommt ein strafrechtliches Risiko nach § 266a StGB hinzu.