ZUGFeRD ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen, das eine lesbare PDF-Datei mit einem eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datensatz kombiniert. So ist dieselbe Rechnung für Menschen lesbar und für Software automatisch verarbeitbar. Es beruht auf der europäischen Norm EN 16931 und ist im B2B-Verkehr eine gültige E-Rechnung.
Wer eine Rechnung sowohl anschauen als auch automatisch verarbeiten will, stößt schnell auf ZUGFeRD. Das Format löst einen Konflikt, der bei der reinen XRechnung offen bleibt: Die XRechnung ist reines XML, für Menschen ohne Zusatzprogramm nicht lesbar. ZUGFeRD dagegen ist eine ganz normale PDF, in der die strukturierten Daten unsichtbar mitreisen. Der Empfänger sieht ein vertrautes Dokument, seine Software liest gleichzeitig die Daten aus.
Dieser Beitrag erklärt, was ZUGFeRD ist, wie es aufgebaut ist, welche Profile es gibt und wann es sich gegenüber der XRechnung lohnt. Wir schreiben das als Umsetzungspartner, der Abrechnungsprozesse bei Personaldienstleistern aufsetzt, nicht als Anbieter einer bestimmten Software. Denn die Formatfrage ist selten das eigentliche Problem. Das eigentliche Problem ist ein Rechnungsausgang, der für jeden Kundentyp einen anderen Weg von Hand bedient.
Hinweis: Schweizer Solutions ist Umsetzungspartner für Personaldienstleister, keine Rechts- oder Steuerberatung. Die dargestellten Grundsätze stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen (FeRD, EN 16931). Für verbindliche Auskünfte im Einzelfall wenden Sie sich an einen Fachanwalt oder Ihren Steuerberater.
Was ZUGFeRD bedeutet
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Der sperrige Name beschreibt weniger das Format als seinen Herausgeber: das Forum elektronische Rechnung Deutschland, kurz FeRD, das den Standard gemeinsam mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt hat.
ZUGFeRD ist keine Software und kein Programm, sondern eine Spezifikation, also ein festgelegter Aufbau, an den sich Rechnungssoftware hält. Wenn ein Programm ZUGFeRD-Rechnungen erzeugt, produziert es Dateien nach genau dieser Spezifikation, sodass jeder Empfänger sie einheitlich verarbeiten kann.
Ein wichtiger Zusammenhang: ZUGFeRD ist technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X. Beide werden gemeinsam vom deutschen FeRD und der französischen Organisation FNFE-MPE weiterentwickelt. Wer ZUGFeRD nutzt, nutzt damit ein deutsch-französisches Standardformat, das über die Landesgrenze hinaus funktioniert.
Wie ZUGFeRD aufgebaut ist
Der Kern von ZUGFeRD ist die hybride Struktur. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF/A-3-Dokument, in das ein maschinenlesbarer XML-Datensatz unsichtbar eingebettet ist. Beide Teile enthalten dieselbe Rechnung, in zwei Formen:
- Die sichtbare PDF ist die klassische Rechnung, die ein Mensch öffnet, liest und prüft.
- Das eingebettete XML ist der strukturierte Datensatz, den eine Buchhaltungssoftware automatisch ausliest und verbucht.
Der Empfänger merkt vom XML nichts, solange er die Rechnung nur ansieht. Seine Software dagegen greift direkt auf die Daten zu, ohne dass jemand Beträge oder Positionen abtippen muss. Genau diese Doppelnatur ist der Vorteil: menschlich lesbar und maschinell verarbeitbar in einer einzigen Datei.
Das unterscheidet ZUGFeRD grundlegend von einer normalen PDF-Rechnung. Eine gewöhnliche PDF ist nur ein Bild, es stecken keine strukturierten Daten dahinter. Bei ZUGFeRD sieht die Datei aus wie eine PDF, trägt aber die maschinenlesbaren Daten in sich.
Technisch beruht das eingebettete XML auf dem UN/CEFACT-Standard und der europäischen Norm EN 16931. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5, veröffentlicht am 10. Juni 2026 vom FeRD, seit dem 1. Juli 2026 die zu verwendende Fassung. Ältere Versionen wie 2.2 oder 2.3.3 bleiben kompatibel, entsprechen aber nicht dem neuesten Stand. Rechtsstand: August 2026.
ZUGFeRD empfangen und öffnen
Weil eine ZUGFeRD-Rechnung wie eine normale PDF aussieht, lässt sie sich mit jedem PDF-Betrachter öffnen und lesen. Für das bloße Ansehen brauchen Sie also kein Spezialprogramm. Das ist der Komfort, der ZUGFeRD im B2B beliebt macht.
Der Haken liegt in der Weiterverarbeitung. Wer die Rechnung nur als PDF öffnet und die Beträge von Hand in die Buchhaltung überträgt, verschenkt genau den Vorteil des Formats. Das eingebettete XML ist dafür da, automatisch ausgelesen und verbucht zu werden. Um das zu nutzen, braucht Ihre Buchhaltungssoftware eine ZUGFeRD-Funktion, die den strukturierten Datensatz erkennt und einliest, statt nur das Bild anzuzeigen.
Für Sie als empfangendes Unternehmen ist das relevant, weil die Empfangspflicht für E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 gilt. Sie müssen eingehende E-Rechnungen, auch ZUGFeRD, verarbeiten können. Ein System, das die Rechnung nur als PDF ablegt, erfüllt die Verarbeitung nicht wirklich, es speichert nur ein Bild und lässt die Daten liegen.
Die Profile: nicht jedes ZUGFeRD ist gültig
Ein Punkt, den viele Übersichten verschweigen und der in der Praxis entscheidet: ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, und nicht jedes davon ist eine umsatzsteuerlich gültige Rechnung. Ein Profil legt fest, wie viele Daten das eingebettete XML enthält.
| Profil | Datenumfang | Als E-Rechnung gültig |
|---|---|---|
| MINIMUM | nur Kerndaten, keine vollständige Rechnung | nein, in Deutschland nicht anerkannt |
| BASIC WL | Grunddaten ohne Positionen | nein, in Deutschland nicht anerkannt |
| BASIC | vollständige Rechnung mit Basisdaten | ja, grundsätzlich zulässig |
| EN 16931 (früher Comfort) | vollständig nach europäischer Norm | ja, empfohlene Standardwahl für B2B |
| EXTENDED | erweiterte Daten über die Norm hinaus | ja |
Für die Praxis ist die wichtigste Erkenntnis: Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht. Wer eine ZUGFeRD-Datei in einem dieser Profile verschickt, hat formal keine gültige Rechnung erstellt. Das EN-16931-Profil ist für den B2B-Verkehr die empfohlene Wahl, weil es die europäische Norm vollständig erfüllt und breit interoperabel ist.
Zusätzlich gibt es ein XRechnung-Profil, mit dem eine ZUGFeRD-Rechnung als reines XML ohne PDF verschickt werden kann, etwa für den Upload in ein Behördenportal. Damit wird die Grenze zwischen ZUGFeRD und XRechnung fließend, was uns zum nächsten Punkt bringt.
ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format wann
ZUGFeRD und XRechnung werden ständig gegeneinander gestellt, dabei sind sie keine Konkurrenten, sondern zwei Ausprägungen desselben europäischen Standards EN 16931. Der Unterschied liegt in der Form, nicht im Datenmodell.
| Merkmal | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Form | PDF mit eingebettetem XML | reines XML, kein sichtbares Dokument |
| Für Menschen lesbar | ja, direkt als PDF | nein, nur mit Zusatzprogramm |
| Typischer Einsatz | B2B, Rechnungen an Unternehmen | B2G, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber |
| Grundlage | EN 16931 | EN 16931 |
Vereinfacht: XRechnung ist der deutsche Standard für Rechnungen an Behörden, die in der Regel reines XML verlangen. ZUGFeRD ist im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verbreitet, weil die sichtbare PDF den Umstieg erleichtert. Der Empfänger kann sie wie gewohnt lesen, auch wenn seine Software das eingebettete XML nicht nutzt.
Beide sind gleichwertig zulässige E-Rechnungen. Welches Sie brauchen, hängt vom Empfänger ab: Öffentliche Auftraggeber verlangen meist XRechnung, Unternehmenskunden akzeptieren in der Regel beide. Bei Behördenrechnungen kommt die Leitweg-ID als Pflichtfeld hinzu, unabhängig davon, ob Sie XRechnung oder ein ZUGFeRD-Profil nutzen. Wie Sie eine XRechnung konkret erstellen und welche Pflichtfelder rein müssen, behandelt der Beitrag dazu. XRechnung erstellen, Wege, Software und Pflichtfelder im Überblick
Leitweg-ID finden, prüfen und in der XRechnung richtig eintragen
Ist ZUGFeRD Pflicht?
ZUGFeRD selbst ist nicht vorgeschrieben. Pflicht ist die E-Rechnung, nicht ein bestimmtes Format. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können, und die Ausstellungspflicht greift gestaffelt ab 2027 und 2028.
ZUGFeRD ist einer der zulässigen Wege, diese Pflicht zu erfüllen, neben der XRechnung. Wer eine E-Rechnung ausstellen muss, kann das über ZUGFeRD im gültigen Profil oder über XRechnung tun. Beide erfüllen die gesetzliche Anforderung. Welches Format im Einzelfall passt, entscheidet der Empfänger und Ihr eigener Prozess, nicht das Gesetz.
Wie sich die E-Rechnungspflicht staffelt, welche Fristen für Empfang und Versand gelten und ab wann Sie betroffen sind, behandelt der Beitrag zur E-Rechnungspflicht. E-Rechnungspflicht ab 2027, was KMU jetzt umsetzen müssen
Was ZUGFeRD kostet
Das Format ZUGFeRD selbst ist kostenlos. Die Spezifikation wird vom FeRD frei zur Verfügung gestellt, es fallen keine Lizenzgebühren für die Nutzung des Formats an. Kosten entstehen für die Software, die ZUGFeRD-Rechnungen erzeugt, empfängt oder verarbeitet.
Viele Rechnungs- und Buchhaltungssysteme haben die ZUGFeRD-Funktion inzwischen eingebaut oder liefern sie per Update. Für die reine Gelegenheitsrechnung gibt es kostenlose Online-Generatoren. Bevor Sie neue Software anschaffen, lohnt die Prüfung, ob Ihr bestehendes System ZUGFeRD bereits erzeugen und im richtigen Profil validieren kann. In vielen Fällen ist die Funktion vorhanden und nur nicht genutzt.
ZUGFeRD richtig archivieren: das XML zählt
Ein Punkt, der bei ZUGFeRD regelmäßig übersehen wird und im Prüfungsfall teuer werden kann: Für die revisionssichere Archivierung nach GoBD zählt das eingebettete XML, nicht nur die sichtbare PDF.
Weil eine ZUGFeRD-Rechnung wie eine PDF aussieht, liegt der Fehler nahe, nur das PDF-Belegbild zu speichern. Das eingebettete XML ist aber der maßgebliche strukturierte Datensatz. Die GoBD verlangen, dass die Rechnung in ihrer originären Form unveränderbar aufbewahrt wird, und das schließt bei ZUGFeRD das XML ein. Wer nur eine PDF-Visualisierung archiviert und das XML verliert, hat im Zweifel keine ordnungsgemäße Aufbewahrung.
Für Ihren Prozess heißt das: Ihr Archivsystem muss die vollständige ZUGFeRD-Datei mit eingebettetem XML speichern, nicht eine daraus erzeugte reine Bilddatei. Wie die GoBD-konforme Archivierung im Zusammenhang der E-Rechnungspflicht insgesamt aussieht, behandelt der Beitrag dazu. E-Rechnungspflicht ab 2027, was KMU jetzt umsetzen müssen
ZUGFeRD und Factur-X: die internationale Seite
ZUGFeRD ist technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X. Beide werden gemeinsam vom deutschen FeRD und der französischen Organisation FNFE-MPE entwickelt und tragen dieselbe Versionslogik: ZUGFeRD 2.5 entspricht Factur-X 1.09.
Das ist mehr als eine Randnotiz. Für Betriebe mit grenzüberschreitendem Geschäft bedeutet es, dass eine ZUGFeRD-Rechnung in Frankreich als Factur-X verstanden und verarbeitet wird und umgekehrt. Wer also französische Kunden bedient oder in einen internationalen Konzern abrechnet, arbeitet mit ZUGFeRD bereits auf einem Format, das über die deutsche Grenze hinaus akzeptiert wird. Das unterscheidet ZUGFeRD von der rein deutschen XRechnung.
ZUGFeRD in der Praxis für Personaldienstleister
Für Personaldienstleister ist ZUGFeRD vor allem im B2B-Geschäft relevant, also bei der Abrechnung an Unternehmenskunden. Während öffentliche Auftraggeber meist die reine XRechnung verlangen, akzeptieren Industrie- und Großkunden häufig ZUGFeRD, und die sichtbare PDF erleichtert den Übergang, weil der Kunde eine vertraute Rechnung erhält.
Das führt zu einer typischen Konstellation: Ein Personaldienstleister rechnet parallel in mehreren Formaten ab. An die Bundesagentur für Arbeit, Jobcenter oder Kommunen geht die XRechnung mit Leitweg-ID. An große Industriekunden geht ZUGFeRD oder das kundeneigene Portalformat. Kleinere Kunden bekommen je nach Vereinbarung ebenfalls eine E-Rechnung. Diese Formatvielfalt ist der eigentliche Aufwand, nicht das einzelne Format.
Genau hier setzen wir als Umsetzungspartner an. Die Frage ist nicht, ob ZUGFeRD oder XRechnung besser ist, sondern wie Ihr Rechnungsausgang mit der Formatvielfalt umgeht, ohne dass für jeden Kundentyp ein eigener manueller Weg entsteht. Wir automatisieren kein Chaos, wir räumen erst auf. Bevor ein System entscheidet, welches Format an welchen Kunden geht, muss klar sein, welche Kundentypen es gibt und welches Format jeder verlangt. Zeitarbeit automatisieren, erst aufräumen, dann Tools
Was Sie zum Format wissen müssen
ZUGFeRD ist kein exotisches Spezialformat, sondern einer der beiden etablierten Wege zur E-Rechnung in Deutschland. Die wichtigsten Punkte für Ihre Entscheidung: Es ist eine PDF mit eingebettetem XML, es beruht auf EN 16931, es ist im gültigen Profil eine vollständige E-Rechnung, und es eignet sich besonders für den B2B-Verkehr, weil die sichtbare PDF den Empfängern vertraut ist.
Für Ihren Betrieb ist die Formatfrage aber selten die entscheidende. Ob Sie ZUGFeRD, XRechnung oder beides brauchen, ergibt sich aus Ihren Kundentypen. Die eigentliche Aufgabe ist, den Rechnungsausgang so aufzusetzen, dass das richtige Format automatisch an den richtigen Kunden geht, statt für jeden Fall von Hand entschieden zu werden.
Wenn Sie Ihren Rechnungsausgang so aufsetzen wollen, dass ZUGFeRD, XRechnung und die übrigen Formate ohne Handarbeit an die passenden Kunden gehen, sprechen wir das durch. Wir schauen uns an, welche Kundentypen und Formate Sie bedienen und wo sich der Prozess vereinfachen lässt.
Häufige Fragen zu ZUGFeRD (FAQ)
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen, das eine lesbare PDF mit einem eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datensatz verbindet. Der Name steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, das den Standard herausgibt. Das Format beruht auf der europäischen Norm EN 16931.
Was bedeutet die Abkürzung ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Der Name bezeichnet ursprünglich den Leitfaden des Herausgebers FeRD, wird heute aber als Name des Rechnungsformats selbst verwendet.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebettetem XML, also für Menschen direkt lesbar. XRechnung ist reines XML ohne sichtbares Dokument. Beide beruhen auf EN 16931 und sind gültige E-Rechnungen. ZUGFeRD ist im B2B-Verkehr verbreitet, XRechnung wird von öffentlichen Auftraggebern verlangt.
Ist ZUGFeRD Pflicht?
Nein, ZUGFeRD selbst ist nicht vorgeschrieben. Pflicht ist die E-Rechnung, nicht ein bestimmtes Format. ZUGFeRD ist einer der zulässigen Wege, die E-Rechnungspflicht zu erfüllen, neben der XRechnung.
Ist ZUGFeRD kostenlos?
Das Format selbst ist kostenlos, die Spezifikation wird vom FeRD frei bereitgestellt. Kosten entstehen nur für die Software, die ZUGFeRD-Rechnungen erzeugt oder verarbeitet. Viele Buchhaltungssysteme haben die Funktion bereits eingebaut.
Welche ZUGFeRD-Profile sind als E-Rechnung gültig?
Die Profile BASIC, EN 16931 und EXTENDED sind gültige E-Rechnungen. Die Profile MINIMUM und BASIC WL sind in Deutschland umsatzsteuerlich nicht als vollständige Rechnung anerkannt. Für den B2B-Verkehr ist das EN-16931-Profil die empfohlene Wahl.
Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell?
Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5, veröffentlicht am 10. Juni 2026 und seit dem 1. Juli 2026 zu verwenden. Sie ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X 1.09. Ältere Versionen wie 2.2 oder 2.3.3 bleiben kompatibel, entsprechen aber nicht dem neuesten Stand.
Wie öffne ich eine ZUGFeRD-Datei?
Weil eine ZUGFeRD-Rechnung eine PDF mit eingebettetem XML ist, öffnen und lesen Sie sie mit jedem PDF-Betrachter. Für das reine Ansehen brauchen Sie kein Spezialprogramm. Um das eingebettete XML automatisch auszulesen und zu verbuchen, benötigen Sie eine Buchhaltungssoftware mit ZUGFeRD-Funktion.
Muss ich bei ZUGFeRD das XML oder die PDF archivieren?
Beides gehört zusammen, aber maßgeblich ist das eingebettete XML. Die GoBD verlangen die unveränderbare Aufbewahrung der Rechnung in ihrer originären Form, also die vollständige ZUGFeRD-Datei inklusive XML. Wer nur eine PDF-Visualisierung speichert und das XML verliert, hat keine ordnungsgemäße Archivierung.
Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?
Technisch ja. ZUGFeRD und das französische Factur-X werden gemeinsam entwickelt und sind identische Formate. ZUGFeRD 2.5 entspricht Factur-X 1.09. Eine ZUGFeRD-Rechnung wird in Frankreich als Factur-X verstanden, was das Format für grenzüberschreitendes Geschäft nützlich macht.