Eine XRechnung erstellen Sie über eine Rechnungssoftware mit XRechnungs-Funktion, über ein Online-Portal oder durch Konvertierung aus einem bestehenden Format. Entscheidend ist nicht das Werkzeug, sondern dass alle Pflichtfelder nach der Norm EN 16931 korrekt gefüllt sind. Fehlt bei Behördenrechnungen die Leitweg-ID im richtigen Feld, wird die Rechnung abgelehnt.
Wer eine XRechnung erstellen muss, findet online schnell ein kostenloses Tool, das eine XML-Datei ausgibt. Das reicht für die Gelegenheitsrechnung. Sobald Sie aber regelmäßig XRechnungen versenden, an Behörden, an Großkunden oder in hoher Zahl, ist die Frage nicht mehr welcher Generator, sondern welcher Weg zu Ihrem Prozess passt und dass die Pflichtfelder verlässlich stimmen. Denn eine formal erzeugte, aber falsch befüllte XRechnung wird zurückgewiesen, und das oft erst Tage später.
Dieser Beitrag ordnet die Wege ein, eine XRechnung zu erstellen: welche Optionen es gibt, welche Software für welchen Bedarf taugt, welche Felder zwingend rein müssen und worauf Personaldienstleister mit Stundenabrechnung und öffentlichen Kunden besonders achten. Wir schreiben das als Umsetzungspartner, der Abrechnungsprozesse aufsetzt und mehrere dieser Systeme aus eigener Nutzung kennt, nicht als Anbieter einer bestimmten Software. Deshalb bekommen Sie hier eine neutrale Einordnung statt einer Verkaufsempfehlung.
Hinweis: Schweizer Solutions ist Umsetzungspartner für Personaldienstleister, keine Rechts- oder Steuerberatung. Die dargestellten Grundsätze stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen (EN 16931, XRechnung-Spezifikation der KoSIT). Für verbindliche Auskünfte im Einzelfall wenden Sie sich an einen Fachanwalt oder Ihren Steuerberater.
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Was eine XRechnung ist und was nicht
Eine XRechnung ist eine Rechnung im reinen XML-Format, also strukturierte Daten, die eine Software direkt einliest und weiterverarbeitet. Kein PDF, keine Bilddatei. Der Standard ist die deutsche Ausprägung der europäischen Norm EN 16931 und wird von der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards, im Auftrag des IT-Planungsrats gepflegt.
Der wichtigste Denkfehler vorweg: Eine PDF-Rechnung, auch wenn Sie sie digital verschicken, ist keine XRechnung. Das PDF ist ein Bild, keine strukturierten Daten. Nach Ablauf der Übergangsfristen der E-Rechnungspflicht gilt eine reine PDF-Rechnung im B2B nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung, und an Behörden wird sie schon heute abgelehnt, selbst wenn alle inhaltlichen Angaben stimmen.
Neben der XRechnung gibt es das Format ZUGFeRD, ein PDF mit eingebettetem XML. Beide beruhen auf EN 16931 und sind gleichwertig zulässig. Der Unterschied: XRechnung ist reines XML ohne sichtbares Dokument, ZUGFeRD ist gleichzeitig lesbar und maschinenverarbeitbar. Welches Format Sie brauchen, hängt vom Empfänger ab. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung.
Wie sich die E-Rechnungspflicht insgesamt staffelt und ab wann Sie senden müssen, behandelt der Beitrag zur E-Rechnungspflicht.
E-Rechnungspflicht ab 2027, was KMU jetzt umsetzen müssen
Die Norm EN 16931: das Fundament jeder E-Rechnung
Hinter jeder XRechnung steht die europäische Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie diese strukturiert sind, damit jede Software in Europa sie einheitlich lesen und verarbeiten kann. Ohne diese gemeinsame Norm gäbe es keinen automatisierten Rechnungsaustausch, sondern nur ein Nebeneinander unverträglicher Formate.
Wichtig für das Verständnis: EN 16931 ist kein Dateiformat, sondern das inhaltliche Datenmodell dahinter. Sie definiert das sogenannte semantische Kernmodell, also welche Felder es gibt und was sie bedeuten. Die konkreten Formate setzen darauf auf. XRechnung ist die deutsche Ausprägung dieses Modells, ZUGFeRD eine weitere. Auch das im Peppol-Netzwerk verwendete Format Peppol BIS Billing 3.0 beruht auf EN 16931. Genau deshalb sind diese Formate untereinander kompatibel: Sie sprechen dieselbe inhaltliche Sprache, nur in leicht unterschiedlicher technischer Verpackung.
Für Deutschland ergänzt die KoSIT die Norm um nationale Geschäftsregeln, die sogenannten BR-DE-Regeln. Diese schreiben zusätzliche Pflichten vor, die über den europäischen Kern hinausgehen, etwa die verpflichtende Käuferreferenz. Wenn Sie eine XRechnung erstellen, erfüllen Sie also zwei Ebenen zugleich: das europäische Kernmodell EN 16931 und die deutschen Zusatzregeln der KoSIT.
Für Sie in der Praxis heißt das: Sie müssen die Norm nicht im Detail beherrschen. Aber Sie sollten wissen, dass eine gültige XRechnung immer beide Ebenen erfüllen muss, und dass genau daran ein einfaches XML aus einem beliebigen Generator scheitern kann, wenn es nur den europäischen Kern trifft und die deutschen Regeln verfehlt.
Die drei Wege, eine XRechnung zu erstellen
Es gibt im Wesentlichen drei Wege, eine XRechnung zu erzeugen. Welcher passt, hängt vom Volumen und davon ab, wie regelmäßig Sie versenden.
| Weg | Wie es funktioniert | Für wen geeignet |
|---|---|---|
| Online-Generator | Sie tippen die Rechnungsdaten in ein Web-Formular, das Tool gibt eine XML-Datei aus | Einzelne oder seltene Rechnungen, kein laufender Bedarf |
| Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware | Die Software erzeugt die XRechnung aus Ihren hinterlegten Stamm- und Rechnungsdaten | Regelmäßiger Versand, mehrere Kunden, wiederkehrende Rechnungen |
| ERP- oder Abrechnungssystem | Die XRechnung entsteht automatisch aus dem System, in dem Ihre Aufträge und Leistungen ohnehin laufen | Hohes Volumen, komplexe Abrechnung, Personaldienstleister |
Der Online-Generator ist verlockend, weil er kostenlos und sofort verfügbar ist. Für die einzelne Behördenrechnung eines Kleinbetriebs reicht er. Sobald Sie aber jeden Monat mehrere oder viele XRechnungen erstellen, wird das Abtippen im Web-Formular zur Fehlerquelle und zum Zeitfresser, weil Sie jede Kundenadresse, jede Leitweg-ID und jede Position neu eingeben.
Ab regelmäßigem Versand führt der Weg über Software, die Ihre Stammdaten einmal speichert und in jede neue XRechnung übernimmt. Und bei hohem Volumen oder komplexer Abrechnung entsteht die XRechnung am besten direkt aus dem System, in dem Ihre Leistungen ohnehin erfasst werden, statt in einem separaten Schritt.
Welche Software für welchen Bedarf
Für die Erstellung von XRechnungen gibt es eine Reihe von Rechnungs- und Buchhaltungssystemen, die den Standard unterstützen. Wir nennen sie alphabetisch und gleichrangig, weil die richtige Wahl von Ihrem Prozess abhängt, nicht von einer allgemeinen Empfehlung. Zu mehreren dieser Systeme haben wir aus eigener Nutzung Praxiserfahrung, was uns die neutrale Einordnung erleichtert, ohne dass wir ein bestimmtes Produkt verkaufen.
Gängige Systeme mit XRechnungs-Funktion, alphabetisch:
- BuchhaltungsButler: Buchhaltungssoftware mit Belegverarbeitung und E-Rechnungs-Funktionen, Schnittstellen zu DATEV und Banken.
- easybill: Rechnungssoftware mit integrierten Vorlagen für XRechnung und ZUGFeRD, Leitweg-ID im Kundenprofil hinterlegbar.
- Lexware Office: Buchhaltungs- und Rechnungslösung mit E-Rechnungs-Erstellung und Empfang.
- sevDesk: Rechnungs- und Buchhaltungssoftware mit XRechnungs- und ZUGFeRD-Erstellung.
Daneben bilden große ERP-Systeme wie DATEV-Umgebungen oder SAP die XRechnung ab, richten sich aber an entsprechend größere oder komplexere Betriebe. Für die reine Gelegenheitsrechnung gibt es zusätzlich kostenlose Online-Generatoren.
Worauf es bei der Auswahl ankommt, unabhängig vom Produktnamen:
- Erzeugt das System valide XRechnung nach der aktuellen Spezifikation, nicht nur ein XML, das dann doch abgelehnt wird.
- Lassen sich Stammdaten inklusive Leitweg-ID je Kunde hinterlegen, sodass sie automatisch in jede Rechnung übernommen werden.
- Wird das XML-Original GoBD-konform archiviert, nicht nur eine PDF-Visualisierung.
- Passt das System zu Ihrem übrigen Prozess, etwa zur Anbindung an Ihr Abrechnungs- oder ATS-System und an Ihren Steuerberater.
Die letzte Frage ist die wichtigste und wird am häufigsten übersehen. Ein Tool, das isoliert XRechnungen erzeugt, aber nicht mit Ihrem übrigen Prozess spricht, verlagert die Handarbeit nur an eine andere Stelle.
Die Pflichtfelder: Was zwingend rein muss
Eine XRechnung gilt nur dann als gültig, wenn die vorgeschriebenen Felder nach EN 16931 und den deutschen Geschäftsregeln (BR-DE) gefüllt sind. Fehlt oder stimmt eines nicht, weist der Validator die Rechnung zurück. Die wichtigsten Pflichtangaben:
- Vollständige Adressen von Sender und Empfänger, jeweils mit Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdetails: Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungszeitpunkt.
- Positionen mit Menge, Maßeinheit und Steuersatz. Die Maßeinheit ist codiert, etwa C62 für Stück oder HUR für Stunden.
- Zahlungsangaben: IBAN und Zahlungsbedingungen. Bei SEPA-Überweisung ist die vollständige Zahlungsanweisung erforderlich (BR-DE-2).
- Käuferreferenz im Feld BT-10. Dieses Feld ist nach der Geschäftsregel BR-DE-15 in jeder XRechnung Pflicht.
Das Feld BT-10 ist der häufigste Stolperpunkt. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber steht hier die Leitweg-ID, die vom Auftraggeber vergeben wird. Fehlt sie, lehnt die Rechnungseingangsplattform die XRechnung mit einem Schematron-Fehler nach BR-DE-15 ab. Wie Sie die Leitweg-ID finden, prüfen und korrekt eintragen, behandelt der Beitrag dazu im Detail.
Leitweg-ID finden, prüfen und in der XRechnung richtig eintragen
Rechtsstand: XRechnung-Spezifikation der KoSIT auf Basis EN 16931, Stand August 2026. Die konkreten Geschäftsregeln (BR-DE) werden von der KoSIT gepflegt und können sich mit neuen Spezifikationsversionen ändern.
Von den Daten zur fertigen XRechnung: der Ablauf
Unabhängig davon, welchen Weg Sie wählen, folgt die Erstellung einer XRechnung immer demselben Grundablauf. Wer ihn kennt, versteht auch, an welcher Stelle die typischen Fehler entstehen.
- Stammdaten bereitstellen: Vollständige Empfängerdaten mit Adresse und USt-IdNr., bei Behörden zusätzlich die Leitweg-ID. In einer Software hinterlegen Sie diese einmal je Kunde, im Generator geben Sie sie jedes Mal neu ein.
- Rechnungsdaten erfassen: Positionen, Mengen, Einheiten und Steuersätze. Für Personaldienstleister sind das die geleisteten Stunden aus den Einsatznachweisen.
- XRechnung erzeugen: Die Software oder der Generator schreibt die Daten in die XML-Struktur nach EN 16931 und den deutschen Regeln.
- Validieren: Die fertige Datei wird gegen die Spezifikation geprüft, bevor sie das Haus verlässt.
- Versenden: Über den passenden Kanal, bei Behörden meist über eine Eingangsplattform oder über das Peppol-Netzwerk.
Der vierte Schritt, die Validierung, wird am häufigsten übersprungen und ist der wirksamste Schutz vor Rückläufern.
XRechnung validieren: Fehler vor dem Versand abfangen
Eine XRechnung sollte vor dem Versand geprüft werden, nicht erst beim Empfänger. Die Validierung kontrolliert, ob die Datei alle Pflichtfelder enthält und ob sie den Geschäftsregeln entspricht. Fällt ein Fehler auf, korrigieren Sie ihn, bevor die Rechnung rausgeht, statt Tage später eine Ablehnung zu bekommen.
Das offizielle Prüfwerkzeug ist der KoSIT-Validator, der die XRechnung gegen die Schematron-Regeln der Spezifikation prüft. Viele Rechnungssoftware-Systeme haben eine solche Prüfung eingebaut und melden einen Fehler direkt bei der Erstellung. Ein typisches Beispiel: Fehlt die Käuferreferenz im Feld BT-10, schlägt die Regel BR-DE-15 an und die Rechnung wird als ungültig markiert.
Der praktische Nutzen liegt nicht in der einmaligen Prüfung, sondern darin, die Validierung fest in Ihren Versandprozess einzubauen. Ein Rechnungsausgang, der jede XRechnung vor dem Versand automatisch prüft, produziert kaum Rückläufer. Ein Prozess ohne diese Vorprüfung merkt den Fehler erst, wenn der Empfänger die Rechnung zurückweist, und dann verzögert sich die Zahlung.
XRechnung erstellen für Personaldienstleister
Für Personaldienstleister hat die XRechnung-Erstellung zwei Besonderheiten, die die generischen Anleitungen und Tools nicht abdecken. Beide entstehen aus der Art, wie in der Zeitarbeit abgerechnet wird.
Erstens die Stundenabrechnung. Ihre Rechnungen beruhen auf Stundennachweisen aus den Einsatzbetrieben. In der XRechnung werden Stunden als Maßeinheit HUR codiert, nicht als Stück. Wenn Ihre Rechnung aus einem System kommt, das die Stunden sauber übergibt, ist das kein Thema. Wer aber die Rechnung von Hand in einem Generator zusammenbaut, muss die Positionen und Einheiten korrekt setzen, sonst entstehen Fehler in der Weiterverarbeitung.
Zweitens die öffentlichen Auftraggeber. Personaldienstleister rechnen häufig an Bundesagentur für Arbeit, Jobcenter, Kommunen oder öffentliche Kliniken ab. Für diese Empfänger ist die XRechnung mit korrekter Leitweg-ID im Feld BT-10 zwingend. Ein Personaldienstleister mit mehreren öffentlichen Kunden verwaltet also mehrere Leitweg-IDs parallel, und jede muss sauber im System hinterlegt sein, damit sie automatisch in die richtige Rechnung fließt.
Ein dritter Punkt betrifft die Gutschrift. Wer im Namen von Freiberuflern oder Contractor abrechnet, stellt Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinne aus, das sogenannte self-billing. Auch diese unterliegen der Formatpflicht und müssen als strukturierte E-Rechnung mit dem korrekten Typecode für die Gutschrift erstellt werden. Wie sich dieser Fall sauber abbilden lässt, zeigt der Beitrag zur Gutschrift in der Zeitarbeit. Gutschrift Zeitarbeit, 3 Abrechnungstypen in einem Prozess
Warum das Tool nicht das eigentliche Problem ist
Die SERP zu XRechnung-Erstellung ist voll von kostenlosen Generatoren, und für die einzelne Rechnung sind sie eine legitime Lösung. Aber der Generator löst nur den letzten Schritt, die Erzeugung der XML-Datei. Er löst nicht die Frage, woher die Daten kommen, ob die Leitweg-ID stimmt und ob die Rechnung sauber archiviert und weiterverarbeitet wird.
Genau hier setzen wir als Umsetzungspartner an. Bevor Sie sich für einen Weg oder eine Software entscheiden, lohnt der Blick auf Ihren Rechnungsausgang als Ganzes:
- Auditieren: Wie entstehen Ihre Rechnungen heute, aus welchem System kommen die Daten, welche Kundentypen verlangen welches Format.
- Reduzieren: Unnötige manuelle Zwischenschritte und Formatvielfalt eindampfen, bevor Sie ein neues Werkzeug daraufsetzen.
- Digitalisieren: Die XRechnung-Erstellung dort verankern, wo die Daten ohnehin liegen, mit hinterlegten Stammdaten und Leitweg-IDs.
- Automatisieren: Die Rechnung entsteht auf Knopfdruck korrekt, statt in einem Generator neu zusammengebaut zu werden.
Wir automatisieren kein Chaos, wir räumen erst auf. Ein Generator, der auf einen unsauberen Rechnungsprozess aufgesetzt wird, erzeugt schnell falsche XRechnungen, nur eben im richtigen Format. Erst wenn Daten, Stammdaten und Prozess stimmen, ist die Erstellung wirklich gelöst.
Was Sie zuerst klären sollten
Die Frage, mit der die meisten starten, ist welches Tool. Die bessere erste Frage ist: Wie oft, an wen und aus welchem System erstelle ich meine Rechnungen. Wer nur gelegentlich eine Behördenrechnung stellt, kommt mit einem Generator aus. Wer regelmäßig und an viele Kunden abrechnet, braucht Software, die Stammdaten und Leitweg-IDs hält. Wer hohes Volumen aus Stundennachweisen abrechnet, will die XRechnung aus dem Abrechnungssystem heraus, nicht daneben.
Klären Sie deshalb zuerst Ihren Bedarf und Ihren Prozess, dann die Software. In dieser Reihenfolge treffen Sie eine Entscheidung, die trägt, statt ein Tool zu kaufen, das den halben Prozess löst und den anderen halben von Hand lässt.
Wenn Sie Ihren Rechnungsausgang so aufsetzen wollen, dass XRechnungen korrekt, vollständig und automatisch aus Ihrem Prozess entstehen, sprechen wir das durch. Wir schauen uns an, wie Ihre Rechnungen heute entstehen, welche Systeme bei Ihnen schon reichen und wo tatsächlich Handlungsbedarf besteht.
Häufige Fragen zum Erstellen einer XRechnung (FAQ)
Wie erstelle ich eine XRechnung?
Über eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware mit XRechnungs-Funktion, über einen Online-Generator oder direkt aus einem ERP- beziehungsweise Abrechnungssystem. Für einzelne Rechnungen reicht ein Generator, bei regelmäßigem Versand ist Software sinnvoll, die Ihre Stammdaten speichert und die Pflichtfelder automatisch füllt.
Kann ich eine XRechnung kostenlos erstellen?
Ja, es gibt kostenlose Online-Generatoren, die aus eingegebenen Daten eine valide XML-Datei erzeugen. Das eignet sich für einzelne oder seltene Rechnungen. Bei regelmäßigem Versand überwiegen die Nachteile, weil jede Adresse, Leitweg-ID und Position neu eingegeben werden muss.
Welche Pflichtfelder muss eine XRechnung enthalten?
Vollständige Adressen und Steuernummer beider Parteien, Rechnungsnummer und Datum, Positionen mit Menge, Maßeinheit und Steuersatz sowie Zahlungsangaben mit IBAN. Zusätzlich ist die Käuferreferenz im Feld BT-10 nach der Regel BR-DE-15 Pflicht, bei Behörden ist das die Leitweg-ID.
Welche Software eignet sich zum Erstellen von XRechnungen?
Es gibt mehrere Rechnungs- und Buchhaltungssysteme mit XRechnungs-Funktion, etwa BuchhaltungsButler, easybill, Lexware Office und sevDesk, dazu größere ERP-Systeme. Welches passt, hängt von Ihrem Volumen, Ihren Kundentypen und der Anbindung an Ihren übrigen Prozess ab, nicht von einer allgemeinen Empfehlung.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist reines XML ohne sichtbares Dokument, ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML, also lesbar und maschinenverarbeitbar zugleich. Beide beruhen auf EN 16931 und sind gleichwertig zulässig. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung.
Warum wird meine XRechnung abgelehnt?
Häufigste Ursache ist ein fehlendes oder falsch formatiertes Pflichtfeld, insbesondere die Käuferreferenz BT-10. Bei Behördenrechnungen fehlt oft die Leitweg-ID oder ist falsch geschrieben, dann greift die Regel BR-DE-15 und die Eingangsplattform weist die Rechnung ab. Eine Formatprüfung vor dem Versand fängt solche Fehler ab.
Kann ich eine XRechnung aus einer PDF erstellen?
Es gibt Tools, die aus einer PDF eine XRechnung erzeugen, indem sie die Daten auslesen und ins XML-Format übertragen. Das funktioniert, ist aber fehleranfällig, weil die Auslesung nicht immer sauber ist. Zuverlässiger ist es, die XRechnung direkt aus den strukturierten Daten Ihres Systems zu erstellen, statt den Umweg über die PDF zu gehen.
Was ist die Norm EN 16931?
EN 16931 ist die europäische Norm, die das inhaltliche Datenmodell einer elektronischen Rechnung festlegt, also welche Felder es gibt und was sie bedeuten. XRechnung, ZUGFeRD und das Peppol-Format Peppol BIS Billing 3.0 beruhen alle auf dieser Norm, weshalb sie untereinander kompatibel sind. In Deutschland ergänzt die KoSIT die Norm um nationale Geschäftsregeln (BR-DE).
Wie prüfe ich, ob meine XRechnung gültig ist?
Über eine Validierung gegen die XRechnung-Spezifikation, offiziell mit dem KoSIT-Validator, der die Datei gegen die Schematron-Regeln prüft. Viele Rechnungssysteme haben eine solche Prüfung eingebaut und melden Fehler schon bei der Erstellung. Sinnvoll ist, die Validierung fest vor den Versand zu setzen, damit Rückläufer gar nicht erst entstehen.