ZUGFeRD und XRechnung sind beide gültige E-Rechnungen nach der Norm EN 16931. Der Unterschied: XRechnung ist reines XML und wird von öffentlichen Auftraggebern verlangt, ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebettetem XML und im Geschäft zwischen Unternehmen verbreitet. Wer an beide Empfängertypen abrechnet, braucht in der Regel beide Formate.
Die Frage ZUGFeRD oder XRechnung wird oft so gestellt, als müsste man sich für eines entscheiden. In der Praxis ist das selten der Fall. Für einen Betrieb, der sowohl an Behörden als auch an Unternehmen abrechnet, lautet die Antwort meist: beide, je nach Empfänger. Die eigentliche Frage ist deshalb nicht welches ist besser, sondern welches Format geht an welchen Kunden und wie bilde ich das ab, ohne bei jeder Rechnung neu zu überlegen.
Dieser Beitrag ist die Entscheidungshilfe dazu. Er zeigt, wann XRechnung Pflicht ist, wann ZUGFeRD die bessere Wahl ist, wie Sie beide parallel führen und worauf Personaldienstleister mit gemischtem Kundenstamm achten. Wir schreiben das als Umsetzungspartner, der Abrechnungsprozesse aufsetzt, nicht als Anbieter einer bestimmten Software. Denn die Formatwahl ist kein Glaubensfrage, sondern eine Folge Ihrer Kundenstruktur.
Der Kernunterschied in einem Satz
Beide Formate beruhen auf derselben europäischen Norm EN 16931 und enthalten dieselben strukturierten Rechnungsdaten. Sie unterscheiden sich nur in der äußeren Form.
XRechnung ist reines XML. Es gibt kein sichtbares Dokument, die Rechnung existiert nur als strukturierter Datensatz, den ein Mensch ohne Zusatzprogramm nicht lesen kann. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine sichtbare PDF, in die derselbe XML-Datensatz unsichtbar eingebettet ist. Der Empfänger sieht eine normale Rechnung und seine Software liest gleichzeitig die Daten aus.
Weil beide auf demselben Datenmodell beruhen, ist keines von beiden inhaltlich überlegen. Der Unterschied ist praktischer Natur: Wer die Rechnung lesen können muss, ist mit ZUGFeRD besser bedient. Wer ein reines Datenformat für die automatische Verarbeitung braucht oder verlangt, nutzt XRechnung. Was ZUGFeRD im Detail ist und wie es aufgebaut ist, behandelt der Grundlagenbeitrag dazu.
ZUGFeRD, was das Rechnungsformat ist und wie es funktioniert
Wann XRechnung Pflicht ist
Die Formatwahl ist nicht immer frei. In einem Fall ist sie faktisch vorgeschrieben: bei der Abrechnung an öffentliche Auftraggeber.
Bund, Länder und die meisten Kommunen empfangen Rechnungen über ihre Rechnungseingangsplattformen, und diese sind auf die XRechnung ausgelegt. Sie verlangen das reine XML mit der Leitweg-ID im vorgesehenen Feld. Eine ZUGFeRD-PDF wird von vielen dieser Plattformen nicht akzeptiert, weil sie das strukturierte XML erwarten, nicht ein PDF mit eingebettetem Datensatz.
Für Sie heißt das: Sobald Sie an eine Behörde abrechnen, führt in der Regel kein Weg an der XRechnung vorbei. Die Leitweg-ID wird dabei zum entscheidenden Pflichtfeld, ohne sie wird die Rechnung abgelehnt. Wie Sie die Leitweg-ID finden, prüfen und korrekt eintragen, behandelt der Beitrag dazu.
Leitweg-ID finden, prüfen und in der XRechnung richtig eintragen
Es gibt eine Ausnahme, die die Grenze verwischt: ZUGFeRD kennt ein XRechnung-Profil, mit dem eine ZUGFeRD-Datei als reines XML ohne PDF erzeugt und an Behörden übermittelt werden kann. Damit lässt sich technisch auch aus dem ZUGFeRD-Werkzeug heraus eine behördentaugliche XRechnung erstellen. Für die Praxis bleibt aber die Regel: an Behörden geht reines XML, egal aus welchem Werkzeug.
Wann ZUGFeRD die bessere Wahl ist
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen, also B2B, spielt ZUGFeRD seine Stärke aus. Hier verlangt selten jemand ein bestimmtes Format vor, und die sichtbare PDF hat einen praktischen Vorteil.
Der Empfänger einer ZUGFeRD-Rechnung kann sie öffnen und lesen wie jede andere PDF, auch wenn seine Buchhaltung das eingebettete XML noch nicht automatisch verarbeitet. Das senkt die Hürde: Ein Kunde, dessen System noch nicht vollständig auf E-Rechnung umgestellt ist, kommt mit ZUGFeRD trotzdem zurecht, weil er die PDF sieht. Bei einer reinen XRechnung sieht er ohne Zusatzprogramm nur einen unlesbaren Datensatz.
ZUGFeRD eignet sich also besonders, wenn:
- Sie an Unternehmenskunden abrechnen, die kein bestimmtes Format vorschreiben.
- Ihre Kunden unterschiedlich weit in der E-Rechnungs-Umstellung sind und manche die Rechnung noch visuell prüfen wollen.
- Sie ein Format wollen, das über die deutsche Grenze hinaus funktioniert, weil ZUGFeRD identisch mit dem französischen Factur-X ist.
Für den B2B-Alltag ist ZUGFeRD damit oft die pragmatischere Wahl, während die XRechnung ihre Stärke im behördlichen und im vollautomatisierten Umfeld hat.
Umstellung von PDF: mit welchem Format anfangen
Wer heute noch klassische PDF-Rechnungen verschickt und auf die E-Rechnung umstellen muss, steht vor der Frage, wo er anfängt. Die Reihenfolge ergibt sich aus der Pflicht und aus der Dringlichkeit.
Zuerst kommen die Pflichtfälle. Wenn Sie an öffentliche Auftraggeber abrechnen, ist die XRechnung dort schon heute verlangt, das hat Vorrang. Wer eine Behörde beliefert und noch PDF schickt, hat den akutesten Handlungsbedarf, weil diese Rechnungen abgelehnt werden.
Danach folgt der B2B-Bereich, gestaffelt nach der E-Rechnungspflicht. Hier haben Sie je nach Umsatz und Unternehmensgröße bis 2027 oder 2028 Zeit, aber die Empfangspflicht gilt bereits seit 2025. Für den Versand an Unternehmenskunden ist ZUGFeRD der pragmatische Einstieg, weil die sichtbare PDF den Übergang für Sie und den Kunden erleichtert.
Die sinnvolle Reihenfolge ist also: erst die Behördenabrechnung auf XRechnung umstellen, weil dort die Pflicht schon greift, dann den B2B-Versand auf ZUGFeRD, bevor die jeweilige Sendepflicht greift. Wann welche Frist für Sie gilt, behandelt der Beitrag zur E-Rechnungspflicht.
E-Rechnungspflicht ab 2027, was KMU jetzt umsetzen müssen
Die Entscheidung: welches Format für welchen Kunden
Statt sich grundsätzlich für eines zu entscheiden, ordnen Sie das Format dem Empfänger zu. Die folgende Übersicht zeigt die typische Zuordnung.
| Empfängertyp | Empfohlenes Format | Grund |
|---|---|---|
| Öffentliche Auftraggeber (Bund, Land, Kommune) | XRechnung | Eingangsplattformen verlangen reines XML mit Leitweg-ID |
| Große Unternehmen mit E-Rechnungs-Portal | nach Vorgabe des Kunden | oft eigenes Format oder Portal, im Zweifel nachfragen |
| Unternehmenskunden ohne feste Vorgabe | ZUGFeRD | sichtbare PDF erleichtert Empfang und Prüfung |
| Kunden im europäischen Ausland | ZUGFeRD / Factur-X | grenzüberschreitend akzeptiert |
Die Konsequenz ist klar: Ein Betrieb, der nur an Behörden abrechnet, kommt mit XRechnung aus. Ein Betrieb, der nur an Unternehmen abrechnet, kommt mit ZUGFeRD aus. Wer beides bedient, und das ist bei Personaldienstleistern der Regelfall, braucht beide Formate parallel.
Was passiert, wenn Sie das falsche Format schicken
Die Formatwahl ist kein rein akademisches Thema, weil das falsche Format konkrete Folgen hat. Je nach Empfänger sieht der Fehler unterschiedlich aus.
- ZUGFeRD an eine Behörde: Die Rechnungseingangsplattform erwartet reines XML mit Leitweg-ID. Eine ZUGFeRD-PDF wird von vielen Plattformen abgewiesen, weil sie das Format nicht verarbeiten. Die Rechnung gilt als nicht eingegangen, die Zahlung verzögert sich.
- Reine XRechnung an einen kleinen Kunden ohne E-Rechnungs-Software: Der Empfänger öffnet die XML-Datei und sieht einen unlesbaren Datensatz, kein Dokument. Er kann die Rechnung weder prüfen noch verbuchen und meldet sich mit Rückfragen.
- Falsches ZUGFeRD-Profil: Wird eine ZUGFeRD-Datei im Profil MINIMUM oder BASIC WL verschickt, ist sie formal keine gültige Rechnung, unabhängig davon, ob der Empfänger sie öffnen kann.
- Falsches Format an ein Kundenportal: Große Kunden mit eigenem Lieferantenportal geben oft ein bestimmtes Format oder einen Upload-Weg vor. Wer daran vorbei sendet, landet nicht im System des Kunden.
Allen Fällen ist gemeinsam: Der Fehler fällt nicht sofort auf, sondern meist erst, wenn die Zahlung ausbleibt oder der Kunde sich meldet. Das kostet Zeit und belastet die Geschäftsbeziehung. Deshalb ist die saubere Formatzuordnung je Kunde kein Detail, sondern die Voraussetzung dafür, dass Ihre Rechnungen ankommen.
Beide Formate parallel führen: die eigentliche Aufgabe
Für Personaldienstleister ist die reine Format-Entscheidung selten das Problem, weil die Antwort meist beide lautet. Ein typischer Personaldienstleister rechnet an die Bundesagentur für Arbeit und Kommunen (XRechnung mit Leitweg-ID), an große Industriekunden (ZUGFeRD oder Kundenportal) und an kleinere Betriebe (ZUGFeRD oder je nach Vereinbarung) ab. Drei Empfängertypen, mehrere Formate, parallel.
Genau hier entsteht der Aufwand, und zwar nicht bei der Frage welches Format, sondern bei der Frage wie stelle ich sicher, dass jeder Kunde automatisch das richtige bekommt. Wer das von Hand entscheidet, baut eine Fehlerquelle ein: Die Behördenrechnung ohne Leitweg-ID wird abgelehnt, die ZUGFeRD-Datei im falschen Profil ist ungültig, das Kundenportal will ein anderes Format.
Der saubere Weg ist, die Formatzuordnung einmal je Kunde festzulegen und dann automatisch laufen zu lassen. Wir gehen das an, wie wir jeden Abrechnungsprozess angehen:
- Auditieren: Welche Kundentypen gibt es, welches Format verlangt jeder, wo wird das heute von Hand entschieden.
- Reduzieren: Formatvielfalt auf das Nötige eingrenzen, doppelte manuelle Wege streichen.
- Digitalisieren: Je Kunde das richtige Format und die nötigen Angaben wie die Leitweg-ID im System hinterlegen.
- Automatisieren: Die Rechnung geht automatisch im richtigen Format an den richtigen Kunden, ohne Einzelentscheidung.
Wir automatisieren kein Chaos, wir räumen erst auf. Eine Formatzuordnung, die im Kopf einzelner Mitarbeiter liegt, wird durch ein System nicht sicherer, nur schneller falsch. Erst wenn je Kunde klar hinterlegt ist, was er bekommt, trägt die Automatisierung.
Zeitarbeit automatisieren, erst aufräumen, dann Tools
Was Sie zur Formatwahl entscheiden sollten
Die Frage ZUGFeRD oder XRechnung ist für die meisten Personaldienstleister keine Entweder-oder-Entscheidung, sondern eine Zuordnungsfrage. XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für den B2B-Verkehr, und für Kunden mit eigenem Portal deren Vorgabe. Wer nur einen Empfängertyp bedient, wählt entsprechend eines. Wer gemischt abrechnet, führt beide.
Klären Sie deshalb nicht zuerst welches Format, sondern welche Kunden Sie haben und was jeder verlangt. Aus dieser Zuordnung ergibt sich die Formatwahl von selbst, und daraus die Frage, wie Ihr Rechnungsausgang beide Formate ohne Handarbeit bedient.
Wenn Sie Ihren Rechnungsausgang so aufsetzen wollen, dass jeder Kunde automatisch das richtige Format bekommt, XRechnung, ZUGFeRD oder Portalformat, sprechen wir das durch. Wir schauen uns Ihre Kundenstruktur und Ihren Prozess an und richten die Formatzuordnung so ein, dass sie ohne Einzelentscheidung läuft.
Hinweis: Schweizer Solutions ist Umsetzungspartner, keine Rechts- oder Steuerberatung. Die dargestellten Grundsätze stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen (FeRD, KoSIT, EN 16931). Für verbindliche Auskünfte im Einzelfall wenden Sie sich an einen Fachanwalt oder Ihren Steuerberater.
Häufige Fragen zu ZUGFeRD oder XRechnung (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
XRechnung ist reines XML ohne sichtbares Dokument, ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebettetem XML, also für Menschen direkt lesbar. Beide beruhen auf der Norm EN 16931 und sind gültige E-Rechnungen. Der Unterschied liegt in der Form, nicht im Dateninhalt.
Welches Format soll ich nehmen, ZUGFeRD oder XRechnung?
Das hängt vom Empfänger ab. An öffentliche Auftraggeber geht in der Regel XRechnung, weil deren Eingangsplattformen reines XML verlangen. An Unternehmenskunden ohne feste Vorgabe eignet sich ZUGFeRD, weil die sichtbare PDF den Empfang erleichtert. Wer beide Empfängertypen bedient, braucht beide Formate.
Kann ich mit ZUGFeRD auch an Behörden abrechnen?
Teilweise. ZUGFeRD kennt ein XRechnung-Profil, mit dem sich eine behördentaugliche reine XML-Datei erzeugen lässt. In der Praxis verlangen Behörden aber reines XML mit Leitweg-ID, sodass Sie faktisch eine XRechnung liefern, unabhängig davon, aus welchem Werkzeug sie kommt.
Ist eines der beiden Formate verpflichtend?
Nein. Pflicht ist die E-Rechnung, nicht ein bestimmtes Format. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD im gültigen Profil erfüllen die E-Rechnungspflicht. Welches Sie einsetzen, richtet sich nach dem Empfänger, nicht nach dem Gesetz.
Welches Format ist besser für den B2B-Verkehr?
Für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD oft die pragmatischere Wahl, weil die sichtbare PDF den Empfang erleichtert, auch bei Kunden, deren System noch nicht vollständig auf E-Rechnung umgestellt ist. XRechnung eignet sich besser für vollautomatisierte und behördliche Abläufe.
Muss ich mich für ein Format entscheiden?
Nicht zwingend. Viele Betriebe führen beide Formate parallel und ordnen sie dem jeweiligen Empfänger zu. Für Personaldienstleister mit Behörden- und Unternehmenskunden ist das der Regelfall. Entscheidend ist, dass die Zuordnung je Kunde sauber hinterlegt ist, statt bei jeder Rechnung neu getroffen zu werden.
Was passiert, wenn ich das falsche Format schicke?
Das hängt vom Empfänger ab. Eine ZUGFeRD-PDF an eine Behörde wird oft abgewiesen, weil deren Plattform reines XML erwartet. Eine reine XRechnung an einen Kunden ohne E-Rechnungs-Software ist für ihn nicht lesbar. In beiden Fällen kommt die Rechnung nicht sauber an, und die Zahlung verzögert sich. Deshalb sollte je Kunde das richtige Format hinterlegt sein.
Womit sollte ich bei der Umstellung von PDF anfangen?
Mit den Pflichtfällen. Wenn Sie an öffentliche Auftraggeber abrechnen, ist die XRechnung dort schon heute verlangt und hat Vorrang. Danach folgt der B2B-Versand auf ZUGFeRD, gestaffelt nach der E-Rechnungspflicht. Die Empfangsfähigkeit für E-Rechnungen muss ohnehin seit 2025 gegeben sein.