Die Time-to-Hire misst die Zeitspanne vom Eingang einer Bewerbung bis zur Vertragsunterschrift. Für Personaldienstleister ist sie das zentrale Leistungsversprechen, denn Geschwindigkeit ist der Hauptgrund, warum Unternehmen überhaupt einen externen Dienstleister beauftragen. Der Punkt, der in der Kennzahlen-Diskussion meist fehlt: Sie können die Time-to-Hire nicht senken, indem Sie schneller arbeiten wollen. Sie senken sie, indem Sie den Prozess darunter aufräumen, an dem sie gerade hängt.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand September 2026 wieder und dient der allgemeinen Information.
Wir sind Umsetzungspartner für Personaldienstleister. Uns interessiert an der Time-to-Hire weniger die schöne Zahl fürs Verkaufsgespräch, sondern was sie über Ihren Prozess verrät. Eine hohe oder schwankende Time-to-Hire ist ein Symptom, und die einzelnen Phasen der Kennzahl zeigen präzise, wo das Problem sitzt. Dieser Artikel erklärt, was die Time-to-Hire misst, wie Sie sie sauber berechnen, welche Phasen sie verlängern und wie Sie sie mit einer klaren Reihenfolge senken: erst auditieren, dann reduzieren, dann digitalisieren, dann automatisieren.
Was die Time-to-Hire misst
Die Time-to-Hire, auf Deutsch die Zeit bis zur Einstellung, misst die Anzahl der Tage zwischen dem Eingang einer Bewerbung oder dem ersten Kontakt mit einem Kandidaten und der Vertragsunterschrift. Sie umfasst alle Phasen des Auswahlprozesses: Vorauswahl, Gespräche, Entscheidung, Angebot und Unterschrift.
Die Kennzahl beantwortet eine klare Frage: Wie schnell wird aus einem Kandidaten ein unterschriebener Vertrag? Sie zeigt damit die Effizienz des Auswahlprozesses, unabhängig davon, wie lange es gedauert hat, überhaupt passende Kandidaten zu finden.
Für Sie als Dienstleister ist dieser Fokus auf den Auswahlprozess entscheidend, und zwar aus zwei Gründen. Erstens ist es der Teil des Prozesses, den Sie am stärksten beeinflussen können. Zweitens ist es der Teil, in dem sich ein sauber aufgesetzter Ablauf unmittelbar in Zahlen niederschlägt. Eine niedrige Time-to-Hire ist damit kein Zufall und kein Talent, sondern das messbare Ergebnis eines geordneten Prozesses.
Time-to-Hire, Time-to-Fill und Vakanzzeit: die Abgrenzung
Drei Kennzahlen werden häufig verwechselt, messen aber unterschiedliche Zeiträume. Wer sie sauber trennt, argumentiert gegenüber Kunden präziser und weiß genauer, welchen Teil des Prozesses er überhaupt steuert.
Die Time-to-Hire beginnt mit dem Bewerbungseingang oder dem ersten Kandidatenkontakt und endet mit der Vertragsunterschrift. Sie misst die Geschwindigkeit des Auswahlprozesses.
Die Time-to-Fill beginnt früher, mit der Freigabe oder Veröffentlichung der Stelle, und endet ebenfalls mit der Besetzung. Sie ist damit immer länger als die Time-to-Hire, weil sie zusätzlich die Zeit bis zum Eingang geeigneter Bewerbungen einschließt. Sie sagt mehr über die Attraktivität der Ausschreibung und die Reichweite des Sourcings aus.
Die Vakanzzeit beschreibt die gesamte Zeit, die eine Stelle unbesetzt ist. Sie ist die längste der drei Kennzahlen. Zur Einordnung: Die durchschnittliche Vakanzzeit gemeldeter Stellen in Deutschland liegt laut Bundesagentur für Arbeit bei rund 172 Tagen, ein Wert, der weit über einer typischen Time-to-Hire liegt und zeigt, wie viel Zeit schon vor dem ersten Kandidatenkontakt verstreicht.
Für Sie ist die Unterscheidung mehr als Terminologie. Sie können nicht die gesamte Vakanzzeit verantworten, wohl aber die Time-to-Hire drastisch verkürzen, weil Sie passende Kandidaten oft schon vorbereitet haben. Wie Sie diese vorbereitete Kandidatenbasis aufbauen, behandeln wir im Beitrag Talentpool pflegen.
Wie Sie die Time-to-Hire berechnen
Die Berechnung ist einfach, verlangt aber klare Definitionen von Start- und Endpunkt, weil es keine einheitliche Norm gibt und selbst manche Systeme unterschiedlich rechnen.
Für eine einzelne Besetzung lautet die Formel: Time-to-Hire gleich Datum der Vertragsunterschrift minus Datum des Bewerbungseingangs. Bewirbt sich ein Kandidat am 1. Juni und unterschreibt am 28. Juni, beträgt die Time-to-Hire 27 Tage.
Für einen aussagekräftigen Durchschnitt berechnen Sie den Wert über mehrere Besetzungen: Sie addieren alle einzelnen Time-to-Hire-Werte eines Zeitraums und teilen die Summe durch die Anzahl der Einstellungen. Haben Sie im Quartal fünf Stellen mit Werten von 30, 45, 38, 52 und 42 Tagen besetzt, liegt Ihre durchschnittliche Time-to-Hire bei rund 41 Tagen.
Wichtig ist, den gewählten Start- und Endpunkt konsequent beizubehalten. Genau hier zeigt sich das erste Prozessproblem: Wer die Definition zwischen Auswertungen wechselt, macht seine Zahlen unvergleichbar. Das passiert selten aus Nachlässigkeit, sondern weil der Prozess die Daten nicht einheitlich erfasst. Wenn jeder Mitarbeiter den Startpunkt anders setzt oder die Werte von Hand zusammengetragen werden, entsteht keine belastbare Kennzahl, sondern eine Schätzung. Eine saubere Time-to-Hire setzt deshalb voraus, dass Ihr Prozess überhaupt einheitlich misst.
Welche Phasen die Time-to-Hire am stärksten verlängern
Wer die Besetzungszeit senken will, muss wissen, wo sie tatsächlich verloren geht. Die Time-to-Hire ist kein gleichmäßiger Zeitraum, sondern setzt sich aus mehreren Phasen zusammen, von denen einige besonders anfällig für Verzögerungen sind. Genau diese Aufschlüsselung macht die Kennzahl zum Diagnose-Instrument.
Die erste kritische Phase ist die Vorauswahl. Wenn Bewerbungen oder angesprochene Kandidaten nicht zügig gesichtet werden, entsteht schon am Anfang ein Rückstand, der sich durch den gesamten Prozess zieht. Gerade bei hohem Bewerberaufkommen ohne strukturierte Vorqualifizierung staut sich hier viel Zeit.
Die zweite kritische Phase ist die Terminfindung für Gespräche. Zwischen der Entscheidung, einen Kandidaten einzuladen, und dem tatsächlichen Gesprächstermin vergehen oft Tage oder Wochen, weil Kalender abgeglichen werden müssen und mehrere Beteiligte einzubinden sind. Bei mehreren Gesprächsrunden multipliziert sich dieser Effekt.
Die dritte und häufig unterschätzte Phase ist die Entscheidung nach dem Gespräch. Hier verschleppt sich der Prozess besonders oft, weil Feedback aus dem Fachbereich ausbleibt oder interne Abstimmungen dauern. Genau in dieser Phase springen gute Kandidaten ab, weil sie das Zögern als mangelndes Interesse deuten oder inzwischen ein anderes Angebot annehmen.
Für Sie ist diese Aufschlüsselung der eigentliche Wert der Kennzahl. Statt die Time-to-Hire nur als Gesamtwert zu betrachten, erfassen Sie die einzelnen Phasen und sehen, an welcher Ihr Prozess klemmt. Voraussetzung ist allerdings, dass Ihr System die Phasen überhaupt erfasst. Wer nur den Gesamtwert kennt, weiß, dass es zu lange dauert, aber nicht wo. Damit fehlt der Ansatzpunkt für jede Verbesserung.
Welche Werte realistisch sind
Um die eigene Time-to-Hire einordnen zu können, hilft ein Blick auf die üblichen Größenordnungen. Dabei gilt: Der Wert schwankt stark nach Branche, Position und Spezialisierungsgrad.
In Deutschland liegt die durchschnittliche Time-to-Hire je nach Branche und Position häufig zwischen 20 und 40 Tagen. Als schnell und effizient gilt ein Wert unter 35 Kalendertagen, während 35 bis 55 Tage noch im Durchschnitt liegen, aber Luft nach oben lassen.
Für spezialisierte Profile verschiebt sich der Rahmen deutlich nach oben. IT-Experten, Ingenieure oder andere Engpassprofile brauchen oft mehr als 50 Tage, und das ifo Institut nennt bei Fach- und Führungskräften durchschnittlich drei bis vier Monate bis zur Besetzung.
Für Sie bedeutet das: Ein Benchmark ist nur dann fair, wenn er nach Positionstyp differenziert. Die Time-to-Hire für eine Helferstelle mit einer Führungsposition zu vergleichen, führt in die Irre. Sinnvoll ist, die eigenen Werte je Rollentyp zu erfassen und daran zu messen. Auch das ist eine Prozessanforderung: Ein Bestand, der Rollentypen nicht sauber trennt, liefert keinen differenzierten Benchmark.
Warum eine lange Time-to-Hire teuer wird
Die Time-to-Hire ist nicht nur eine Effizienzkennzahl, sondern hat direkte Kostenfolgen, für Ihren Kunden und indirekt für Sie.
Für den Kunden bedeutet jede zusätzliche Woche einer unbesetzten Stelle einen laufenden Schaden: entgangene Produktivität, überlastete Teams, verschobene Projekte und im Extremfall verlorene Aufträge. Eine lange Besetzungszeit erhöht damit unmittelbar die Kosten pro Einstellung.
Hinzu kommt ein oft unterschätzter Effekt: Je länger der Prozess dauert, desto größer die Gefahr, dass gute Kandidaten abspringen. Gefragte Fachkräfte haben in der Regel mehrere Optionen. Wer zu langsam entscheidet, verliert sie an schnellere Wettbewerber, und der Prozess beginnt von vorn.
Für Sie ist genau das die Chance. Wenn Sie nachweislich schneller besetzen als die interne Abteilung des Kunden oder als konkurrierende Dienstleister, sparen Sie dem Kunden diese Kosten. Diesen Nachweis können Sie aber nur führen, wenn Sie Ihre eigene Time-to-Hire belastbar messen. Ohne saubere Zahlen bleibt der Geschwindigkeitsvorteil eine Behauptung.
Wie Sie die Time-to-Hire senken: die Reihenfolge
Die Besetzungszeit lässt sich systematisch verkürzen, aber nicht durch punktuelle Beschleunigung an einer Stelle. Der Weg führt über die geordnete Reihenfolge. Wir automatisieren kein Chaos, wir räumen erst auf.
Zuerst auditieren. Erfassen Sie die einzelnen Phasen Ihrer Time-to-Hire und finden Sie die langsamste. Klären Sie, wo Kandidatendaten liegen, ob Status und Termine einheitlich geführt werden und an welchen Übergängen Zeit verloren geht. Das Ergebnis ist ein präzises Bild, wo Ihr Prozess klemmt, statt eines diffusen Gefühls, dass es zu lange dauert.
Dann reduzieren. Überflüssige Schritte, doppelte Freigaben und unnötige Gesprächsrunden fliegen raus. Oft steckt der größte Zeitverlust nicht in der Arbeit selbst, sondern in Wartezeiten und Abstimmungsschleifen, die keinen Wert schaffen.
Dann digitalisieren. Der bereinigte Prozess kommt in ein Bewerbermanagement, das Kandidaten, Status und Termine einheitlich hält. Erst hier entstehen die belastbaren, nach Phasen und Rollentyp aufgeschlüsselten Zahlen, die Sie überhaupt steuern können. Ein System, das die Phasen misst, verwandelt die Time-to-Hire von einer nachträglichen Schätzung in ein laufendes Steuerungsinstrument.
Dann automatisieren. Wiederkehrende Schritte wie Terminvorschläge, Statusbenachrichtigungen und Erinnerungen an ausstehendes Feedback werden automatisiert. Genau die Verzögerungen durch vergessene Rückmeldungen und verlorene Informationen, die die Time-to-Hire am stärksten in die Länge ziehen, verschwinden so weitgehend.
Ein wichtiger Punkt bleibt außerhalb Ihres Prozesses: Oft liegt der größte Hebel nicht bei Ihnen, sondern in der Feedback-Geschwindigkeit des Kunden. Ein aufgesetzter, transparenter Prozess hilft auch hier, weil er sichtbar macht, wo die Verzögerung entsteht, und Ihnen erlaubt, mit festen Fristen gegenzusteuern, statt die schlechte Kennzahl selbst zu tragen.
Die Time-to-Hire als Verkaufsargument nutzen
Wenn Ihr Prozess steht und die Kennzahl sauber gemessen ist, wird die Time-to-Hire zum belegbaren Argument in der Kundengewinnung.
Statt pauschal „schnelle Besetzung“ zu versprechen, können Sie konkrete Werte nennen: wie lange Sie im Schnitt für vergleichbare Rollen brauchen und wie sich das zur typischen internen Besetzungszeit oder zur langen Vakanzzeit verhält. Diese Konkretheit schafft Vertrauen und hebt Sie von Wettbewerbern ab, die nur mit Floskeln arbeiten. Wie Sie diesen Nachweis systematisch in der Kundengewinnung einsetzen, zeigen wir im Beitrag Akquise in der Zeitarbeit.
Voraussetzung ist, dass Sie die Werte ehrlich und differenziert kommunizieren. Eine nach Rollentyp aufgeschlüsselte Time-to-Hire wirkt glaubwürdiger als ein zu schöner Pauschalwert. Kunden, die selbst monatelang erfolglos gesucht haben, erkennen den Unterschied sofort und honorieren ihn.
So wird aus einer internen Kennzahl ein strategisches Instrument: Sie steuern damit nicht nur Ihre Prozesse, sondern belegen Ihren Kernnutzen und rechtfertigen Ihr Honorar. Der belegbare Wert entsteht aber nur auf einem sauberen Prozess, nicht davor.
Häufige Fehler bei der Time-to-Hire
Einige Fehler machen die Kennzahl unbrauchbar oder führen zu falschen Schlüssen. Fast alle wurzeln in einem ungeordneten Prozess.
- Wechselnde Definitionen: Wer Start- und Endpunkt zwischen Auswertungen ändert, macht die Werte unvergleichbar. Ursache ist meist eine uneinheitliche Erfassung.
- Fehlende Differenzierung: Eine einzige Durchschnittszahl über alle Rollen verdeckt große Unterschiede zwischen Standard- und Engpassprofilen.
- Fehlende Phasenmessung: Wer nur den Gesamtwert kennt, weiß, dass es zu lange dauert, aber nicht wo. Damit fehlt jeder Ansatzpunkt zur Verbesserung.
- Verwechslung mit Time-to-Fill oder Vakanzzeit: Wer die Kennzahlen vermischt, argumentiert gegenüber Kunden angreifbar.
- Blindes Optimieren auf Geschwindigkeit: Eine kurze Time-to-Hire ist wertlos, wenn die Qualität leidet und die Besetzung nach kurzer Zeit wieder ausscheidet.
Der letzte Punkt ist besonders wichtig. Die Time-to-Hire sollte immer gemeinsam mit einer Qualitätskennzahl wie der Verweildauer der vermittelten Kandidaten betrachtet werden, damit Tempo nicht auf Kosten der Passung geht.
Beratungsgespräch sichern
Wenn Ihre Time-to-Hire zu hoch oder zu schwankend ist, um sie im Vertrieb einzusetzen, liegt das Problem selten am Tempo Ihrer Mitarbeiter, sondern am Prozess darunter. Wir setzen genau hier an: Wir auditieren, wo Ihre Besetzungszeit tatsächlich verloren geht, räumen die Engpässe aus und bringen Ihren Prozess in eine Form, in der die Time-to-Hire nicht nur sinkt, sondern belastbar messbar wird. Sichern Sie sich ein Profit-Gespräch, in dem wir Ihre größten Zeitfresser konkret benennen.
Häufige Fragen zur Time-to-Hire (FAQ)
Was ist die Time-to-Hire?
Die Time-to-Hire ist die Anzahl der Tage zwischen dem Eingang einer Bewerbung und der Vertragsunterschrift. Sie misst, wie schnell und effizient der Auswahlprozess abläuft, und ist eine der wichtigsten Kennzahlen im Recruiting.
Wie berechnet man die Time-to-Hire?
Die Formel lautet: Datum der Vertragsunterschrift minus Datum des Bewerbungseingangs. Für einen Durchschnitt addiert man alle einzelnen Werte eines Zeitraums und teilt sie durch die Anzahl der Einstellungen. Wichtig ist, Start- und Endpunkt konsequent gleich zu definieren.
Was ist der Unterschied zwischen Time-to-Hire und Time-to-Fill?
Die Time-to-Hire beginnt mit dem Bewerbungseingang und misst die Geschwindigkeit des Auswahlprozesses. Die Time-to-Fill beginnt früher, mit der Freigabe oder Veröffentlichung der Stelle, und ist daher immer länger. Sie sagt mehr über die Attraktivität der Ausschreibung aus.
Was ist eine gute Time-to-Hire?
Als schnell gilt ein Wert unter 35 Kalendertagen, 35 bis 55 Tage liegen im Durchschnitt. Für spezialisierte Profile wie IT-Experten sind aber auch Werte über 50 Tage realistisch. Ein fairer Benchmark differenziert immer nach Branche und Positionstyp.
Wie können Personaldienstleister die Time-to-Hire senken?
Über eine geordnete Reihenfolge: den Prozess auditieren und die langsamste Phase finden, überflüssige Schritte reduzieren, den Ablauf in ein System bringen, das Status und Termine einheitlich hält, und wiederkehrende Schritte automatisieren. Eine vorbereitete, gepflegte Kandidatenbasis verkürzt zusätzlich die Zeit bis zum passenden Kandidaten.
Warum reicht es nicht, einfach schneller zu arbeiten?
Weil eine hohe Time-to-Hire meist kein Tempoproblem ist, sondern ein Prozessproblem: uneinheitliche Erfassung, fehlende Phasenmessung, Wartezeiten in Abstimmungsschleifen. Ohne diese Ursachen zu beheben, lässt sich die Kennzahl weder dauerhaft senken noch belastbar belegen.