Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnung empfangen können, ohne Übergangsfrist und unabhängig vom Umsatz. Empfangen bedeutet mehr als der Dateieingang: Sie müssen die Rechnung lesbar machen, prüfen und das strukturierte Original zehn Jahre GoBD-konform archivieren.
Über die Pflicht, E-Rechnungen zu versenden, wird viel geschrieben, dabei greift die andere Seite längst. Die Empfangspflicht gilt seit Anfang 2025 für alle, ausnahmslos. Sobald ein Lieferant, ein Subunternehmer oder ein Freiberufler Ihnen eine XRechnung oder ZUGFeRD schickt, müssen Sie diese annehmen und verarbeiten können. Ohne Zustimmung, ohne Rückfrage, ohne Umsatzgrenze. Wer das heute noch nicht kann, hat bereits ein Problem, nicht erst 2027.
Dieser Beitrag zeigt, was E-Rechnungen empfangen konkret bedeutet, welche Formate Sie annehmen müssen, wie Sie eine eingehende E-Rechnung lesbar machen und prüfen, und wie Sie das strukturierte Original richtig archivieren. Wir schreiben das als Umsetzungspartner, der Abrechnungs- und Belegprozesse bei Personaldienstleistern aufsetzt, nicht als Rechtsberatung. Denn der Empfang ist selten ein Software-Problem. Das eigentliche Problem ist ein Belegeingang, der über zu viele Postfächer und Wege verstreut läuft.
Wer E-Rechnungen empfangen können muss
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich, also bei Leistungen zwischen Unternehmen. Sie greift ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Unternehmen mit steuerfreien Umsätzen müssen E-Rechnungen empfangen können, selbst wenn sie selbst keine ausstellen müssen.
Das ist der entscheidende Unterschied zur Ausstellungspflicht, die viele im Blick haben: Die Pflicht, E-Rechnungen zu versenden, greift gestaffelt ab 2027 und 2028. Die Pflicht, sie zu empfangen, gilt schon jetzt für jeden. Wer sich zurücklehnt, weil er unter der 800.000-Euro-Grenze liegt, verwechselt die beiden Pflichten.
Ausgenommen sind nur reine Geschäfte mit Privatpersonen (B2C). Sobald Sie Leistungen von anderen Unternehmen beziehen, und das tut praktisch jeder Betrieb, müssen Sie deren E-Rechnungen annehmen können. Ein wichtiger Punkt für die Praxis: Der Empfang darf nicht von Ihrer Zustimmung abhängen. Ihr Lieferant kann Ihnen ab 2025 eine E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen, und Sie müssen sie verarbeiten können.
Wie sich die gesamte E-Rechnungspflicht mit ihren Fristen für Empfang und Versand staffelt, behandelt der Beitrag dazu.
E-Rechnungspflicht ab 2027, was KMU jetzt umsetzen müssen
Was „empfangen können“ wirklich bedeutet
Der häufigste Irrtum: Empfangen heiße, dass eine Datei im Postfach landet. Das ist nur der erste Schritt. Die Empfangspflicht umfasst drei Fähigkeiten, die zusammengehören.
- Annehmen: Sie brauchen einen definierten Weg, über den E-Rechnungen bei Ihnen ankommen, etwa eine feste E-Mail-Adresse, ein Portal oder eine Peppol-Anbindung.
- Lesbar machen und prüfen: Sie müssen den strukturierten Datensatz auslesen und die Rechnung inhaltlich nach § 14 UStG prüfen können, also Beträge, Steuer, Leistung.
- Archivieren: Sie müssen das strukturierte Original unverändert und GoBD-konform aufbewahren.
Fehlt eine dieser Fähigkeiten, erfüllen Sie die Empfangspflicht nicht wirklich. Ein Postfach, in dem XRechnungen ungeöffnet liegen, weil niemand sie lesbar machen kann, ist keine Empfangsfähigkeit. Und ein System, das die Rechnung nur als PDF-Bild ablegt und das strukturierte XML verliert, verletzt die Archivierungspflicht.
Über welche Wege E-Rechnungen ankommen
Bevor Sie eine E-Rechnung lesen und prüfen können, muss sie einen klaren Weg zu Ihnen haben. In der Praxis kommen drei Empfangskanäle infrage, die sich auch kombinieren lassen.
- E-Mail an eine definierte Adresse: Der einfachste Weg. Ihr Lieferant schickt die XRechnung oder ZUGFeRD-Datei an eine feste Rechnungsadresse, idealerweise ein zentrales Postfach wie rechnung@ihrefirma.de, nicht an persönliche Mitarbeiter-Postfächer.
- Peppol-Netzwerk: Über eine Peppol-Anbindung landen E-Rechnungen automatisch und strukturiert bei Ihnen, ohne den Umweg über E-Mail. Das lohnt sich besonders bei hohem Volumen. Wie das Peppol-Netzwerk funktioniert und wie Sie es einrichten, behandelt der Beitrag dazu.
- Lieferantenportal: Manche größeren Lieferanten stellen Rechnungen über ein eigenes Portal bereit, aus dem Sie sie abrufen.
Peppol für Personaldienstleister, E-Rechnung empfangen, senden, einrichten
Der entscheidende Punkt ist nicht der Kanal selbst, sondern dass er definiert und zentral ist. Ein Betrieb, bei dem E-Rechnungen mal an dieses, mal an jenes Postfach gehen, hat keine verlässliche Empfangsstelle, sondern eine Suchaufgabe bei jeder Rechnung.
E-Rechnungen lesbar machen und prüfen
Wie Sie eine eingehende E-Rechnung lesbar machen, hängt vom Format ab. Die beiden verbreiteten Formate verhalten sich unterschiedlich.
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF mit eingebettetem XML. Sie öffnen und lesen sie mit jedem PDF-Betrachter wie eine normale Rechnung. Der Komfort hat aber einen Haken: Wer die Rechnung nur ansieht und die Daten von Hand abtippt, nutzt den eingebetteten Datensatz nicht.
Eine XRechnung ist reines XML. Ohne Hilfsmittel sehen Sie nur einen unlesbaren Datensatz. Um sie zu lesen, brauchen Sie ein Auslese-Werkzeug oder eine Buchhaltungssoftware, die das XML in eine lesbare Ansicht übersetzt. Solche Auslese-Tools gibt es auch kostenlos, für die reine Sichtprüfung reicht das.
Für die eigentliche Prüfung nach § 14 UStG gilt für beide Formate dasselbe: Sie kontrollieren, ob die Pflichtangaben vollständig und korrekt sind, ob die Leistung erbracht wurde und ob Beträge und Steuer stimmen. Konkret gehören dazu:
- Vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger.
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers.
- Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Leistungszeitpunkt.
- Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt.
- Steuersatz und Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Diese inhaltliche Prüfung ist die Grundlage Ihres Vorsteuerabzugs. Eine formal eingegangene, aber nicht geprüfte Rechnung schützt Sie nicht, wenn das Finanzamt später nachfragt. Der Vorteil der E-Rechnung liegt darin, dass die strukturierten Daten sich maschinell gegen diese Pflichtangaben prüfen lassen, statt dass jemand sie von Hand abgleicht.
Ein Detail, das Empfänger oft verunsichert: Als normales Unternehmen brauchen Sie keine Leitweg-ID, um E-Rechnungen zu empfangen. Die Leitweg-ID ist eine Routing-Kennung ausschließlich für öffentliche Auftraggeber. Sie betrifft Sie nur, wenn Sie selbst als Behörde Rechnungen empfangen, nicht als normaler Rechnungsempfänger.
E-Rechnungen richtig archivieren: das Original zählt
Der Punkt, an dem beim Empfang die meisten Fehler passieren, ist die Archivierung. Die GoBD verlangen, dass Sie das strukturierte Original der E-Rechnung unverändert und maschinenlesbar zehn Jahre aufbewahren.
Das bedeutet konkret: Bei einer XRechnung archivieren Sie das XML, bei einer ZUGFeRD-Rechnung die vollständige Datei mit dem eingebetteten XML. Es reicht nicht, ein PDF-Bild oder eine Visualisierung der Rechnung zu speichern und das strukturierte Original zu verwerfen. Selbst wenn Sie sich mit dem Absender zusätzlich auf ein lesbares PDF einigen, bleibt die Pflicht bestehen, das strukturierte Ursprungsformat aufzubewahren.
Die Anforderungen an die Archivierung im Einzelnen:
- Das strukturierte Original wird unverändert gespeichert, keine nachträgliche Bearbeitung.
- Die Aufbewahrung erfolgt maschinenlesbar und zugriffssicher über zehn Jahre.
- Prüf-, Freigabe- und Verarbeitungsschritte werden nachvollziehbar dokumentiert.
- Nur berechtigte Personen haben Zugriff auf das Archiv.
Wer nur das Belegbild archiviert und das XML verliert, hat im Prüfungsfall keine ordnungsgemäße Aufbewahrung, und das kann den Vorsteuerabzug gefährden. Die Archivierung ist damit kein technisches Detail, sondern der Punkt, an dem sich beim Empfang die Spreu vom Weizen trennt.
Warum der Empfang ein Prozessthema ist
Die Empfangspflicht wirkt technisch, ist aber in den meisten Betrieben ein Organisationsproblem. Die Rechtslage ist eindeutig, der Fehler passiert trotzdem, und er passiert an der Stelle, wo die Belege ankommen.
In vielen Unternehmen laufen Eingangsrechnungen über mehrere Wege parallel: ein zentrales Postfach, individuelle Mitarbeiter-E-Mails, Lieferantenportale, Post. Solange E-Rechnungen in persönlichen Postfächern landen oder auf privaten Software-Accounts, erreichen sie die Buchhaltung nicht zuverlässig. Die E-Rechnung ändert daran nichts, sie kommt ab 2025 als XML statt als PDF, aber sie kommt immer noch nicht dort an, wo sie hingehört, wenn der Eingangsweg nicht geklärt ist.
Für Personaldienstleister kommt eine Besonderheit hinzu: Sie beziehen Leistungen von Subunternehmern, Freiberuflern und Contractor, die zunehmend E-Rechnungen schicken. Gleichzeitig rechnen manche dieser Contractor über Gutschrift ab, also im self-billing, was den Belegfluss zusätzlich verzweigt. Wer hier keinen klaren Eingangs- und Prüfprozess hat, verliert den Überblick, sobald das Volumen steigt. Wie sich die verschiedenen Abrechnungstypen inklusive Gutschrift sauber in einen Prozess bringen lassen, zeigt der Beitrag dazu.
Gutschrift Zeitarbeit, 3 Abrechnungstypen in einem Prozess
Genau hier setzen wir als Umsetzungspartner an. Wir gehen den Belegeingang so an, wie wir jeden Prozess angehen:
- Auditieren: Über welche Wege kommen Rechnungen heute rein, wer hat Zugang zu welchen Konten, wo landen Belege, die die Buchhaltung nie erreichen.
- Reduzieren: Eingangswege zusammenlegen, Belege auf einen definierten Kanal bündeln, unnötige Umwege streichen.
- Digitalisieren: Einen klaren Eingang einrichten, an dem E-Rechnungen ankommen, gelesen, geprüft und ins Archiv geführt werden.
- Automatisieren: Prüfung, Freigabe und GoBD-konforme Archivierung laufen strukturiert, statt an einzelnen Personen zu hängen.
Wir automatisieren kein Chaos, wir räumen erst auf. Ein verstreuter Belegeingang wird durch neue Software nicht besser, nur teurer. Erst wenn klar ist, wo Rechnungen ankommen und wer sie verarbeitet, trägt die Automatisierung.
Zeitarbeit automatisieren, erst aufräumen, dann Tools
Was Sie zuerst klären sollten
Die Empfangspflicht ist keine Software-Frage, sondern eine Prozessfrage. Bevor Sie ein Tool anschaffen, klären Sie: Über welchen Weg sollen E-Rechnungen bei Ihnen ankommen, wer macht sie lesbar, wer prüft sie, und wie landet das strukturierte Original revisionssicher im Archiv. Wer diese vier Punkte beantwortet hat, erfüllt die Empfangspflicht, unabhängig davon, welches System dahintersteht.
Prüfen Sie zuerst, was Ihre bestehende Buchhaltungs- oder ERP-Software schon kann. Viele Systeme empfangen, lesen und archivieren E-Rechnungen bereits oder liefern die Funktion per Update. Oft ist die Fähigkeit vorhanden und nur der Prozess drum herum fehlt.
Wenn Sie Ihren Rechnungseingang so aufsetzen wollen, dass E-Rechnungen zuverlässig ankommen, geprüft werden und GoBD-konform archiviert sind, sprechen wir das durch. Wir schauen uns an, über welche Wege Ihre Belege heute reinkommen und wo der Eingang klemmt.
Hinweis: Schweizer Solutions ist Umsetzungspartner für Personaldienstleister, keine Rechts- oder Steuerberatung. Die dargestellten Grundsätze stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen (Wachstumschancengesetz, GoBD, EN 16931). Für verbindliche Auskünfte im Einzelfall wenden Sie sich an einen Fachanwalt oder Ihren Steuerberater.
Häufige Fragen zum Empfang von E-Rechnungen (FAQ)
Seit wann muss ich E-Rechnungen empfangen können?
Seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist und unabhängig vom Umsatz. Die Empfangspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich, auch für Kleinunternehmer. Sie ist unabhängig von der Ausstellungspflicht, die erst ab 2027 und 2028 gestaffelt greift.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 ausnahmslos, auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Sie müssen zwar selbst keine E-Rechnungen ausstellen und dürfen weiter Papierrechnungen schreiben, aber eingehende E-Rechnungen müssen Sie annehmen und archivieren können.
Wie öffne ich eine eingehende XRechnung?
Eine XRechnung ist reines XML und ohne Hilfsmittel nicht lesbar. Sie brauchen ein Auslese-Werkzeug oder eine Buchhaltungssoftware, die das XML in eine lesbare Ansicht übersetzt. Für die reine Sichtprüfung gibt es solche Tools auch kostenlos. Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen Sie dagegen wie eine normale PDF.
Brauche ich eine Leitweg-ID, um E-Rechnungen zu empfangen?
Nein. Die Leitweg-ID ist eine Routing-Kennung ausschließlich für öffentliche Auftraggeber. Als normales Unternehmen brauchen Sie keine, um E-Rechnungen zu empfangen. Sie kommt nur ins Spiel, wenn Sie selbst an eine Behörde abrechnen, dann als Angabe des behördlichen Empfängers.
Wie muss ich eine empfangene E-Rechnung archivieren?
Sie müssen das strukturierte Original unverändert und maschinenlesbar zehn Jahre GoBD-konform aufbewahren. Bei einer XRechnung ist das das XML, bei ZUGFeRD die Datei mit dem eingebetteten XML. Ein reines PDF-Bild reicht nicht, auch wenn Sie zusätzlich eine lesbare Fassung speichern.
Darf mein Lieferant mir noch eine PDF-Rechnung schicken?
Bis Ende 2026 ja, im Rahmen der Übergangsfrist für den Versand. Ab 2027 für größere Unternehmen und ab 2028 für alle wird das strukturierte Format Pflicht. Ihre Empfangsfähigkeit für E-Rechnungen müssen Sie aber unabhängig davon schon seit 2025 sicherstellen.
Was passiert, wenn ich E-Rechnungen nicht empfangen kann?
Sie verletzen die gesetzliche Empfangspflicht. Praktisch riskieren Sie zudem Ihren Vorsteuerabzug, wenn Sie eine E-Rechnung nicht ordnungsgemäß verarbeiten und archivieren. Im Prüfungsfall kann das Finanzamt den Abzug bis zum Vorliegen einer ordnungsgemäßen, archivierten Rechnung verweigern.
Über welchen Weg empfange ich E-Rechnungen?
In der Regel über ein definiertes E-Mail-Postfach, über eine Peppol-Anbindung oder über ein Lieferantenportal. Entscheidend ist ein zentraler, klar festgelegter Eingang, damit Rechnungen nicht in persönlichen Postfächern verstreut landen. Bei hohem Volumen lohnt sich die Peppol-Anbindung, weil Rechnungen dort strukturiert und automatisch ankommen.