Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch die Antragstellung für die BAFA-Beratungsförderung. Der Antrag selbst ist schlanker, als viele denken – wenn Sie die richtige Reihenfolge einhalten. Genau dabei hilft Ihnen dieses Dokument.
Die wichtigste Regel zuerst: Stellen Sie den Antrag IMMER, bevor Sie die Beratung beauftragen oder einen Beratungsvertrag unterschreiben. Schon der Vertragsabschluss gilt als Beginn der Beratung. Wer zu früh startet, verliert den Zuschuss – rückwirkend wird nichts gefördert.
SCHRITT 1: VORBEREITUNG – DAS HALTEN SIE BEREIT
Für den Online-Antrag brauchen Sie keine Dokumente hochzuladen – Sie geben im Wesentlichen Ihre Firmendaten ein.
Halten Sie aber Folgendes griffbereit:
- Vollständiger Firmenname, Anschrift und Rechtsform
- Handelsregisternummer bzw. Datum der Gewerbeanmeldung
- Anzahl der Mitarbeitenden und Jahresumsatz (für den KMU-Nachweis)
- Angaben zu bereits erhaltenen De-minimis-Beihilfen der letzten 3 Jahre
- Das geplante Beratungsthema und der gewählte Berater (das sind wir – wir geben Ihnen unsere BAFA-Registrierungsdaten)
- Ihre Standort-Region (entscheidet über 50 % oder 80 % Fördersatz)
Der finanzielle Rahmen: Förderfähig sind Beratungskosten bis maximal 3.500 €. Dazu zählen neben dem Honorar auch Auslagen und Reisekosten des Beraters – nicht jedoch die Umsatzsteuer. Je nach Standort werden davon 50 % oder 80 % erstattet (bis zu 1.750 € bzw. 2.800 €). Ein höheres Honorar ist möglich, gefördert werden aber höchstens 3.500 €.
Gut zu wissen: Sind Sie nicht vorsteuerabzugsberechtigt, wird der Zuschuss auf den Brutto-Betrag berechnet – Ihr Förderbetrag fällt dann entsprechend höher aus.
SCHRITT 2: NUR FÜR START-UPS: INFORMATIONSGESPRÄCHE
Wenn Ihr Unternehmen zum Zeitpunkt der Antragstellung noch keine 12 Monate besteht, ist ein kostenloses Informationsgespräch mit einem Regionalpartner (z. B. IHK oder Handwerkskammer) Pflicht.
• Das Gespräch frühestens 3 Monate vor der Antragstellung führen
• Sie erhalten eine Bestätigung – diese brauchen Sie für den Antrag
Etablierte Unternehmen: Wenn Ihr Unternehmen länger als ein Jahr besteht, entfällt dieser Schritt. Ein Gespräch ist freiwillig, aber nicht erforderlich.
SCHRITT 3: DEN ONLINE-ANTRAG STELLEN
Der Antrag wird ausschließlich online über die Antragsplattform des BAFA gestellt. So gehen Sie vor:
• Rufen Sie die BAFA-Antragsplattform auf: www.bafa.de → Bereich „Unternehmensberatung“ → „Formulare“ / Online-Antrag
• Wählen Sie eine Leitstelle aus (z. B. DIHK) – über sie läuft die Prüfung
• Geben Sie Ihre Firmendaten in die Antragsmaske ein
• Wählen Sie das Beratungsthema und tragen Sie den gewählten Berater ein (das sind wir – wir geben Ihnen unsere BAFA-Registrierungsdaten)
• Antrag prüfen und online absenden
Gut zu wissen: Beim Antrag selbst müssen keine weiteren Unterlagen hochgeladen werden – Firmendaten eingeben und absenden genügt. Den Antrag können Sie laufend stellen, es gibt keine Stichtage.
SCHRITT 4: AUF DAS INFORMATIONSSCHREIBEN WARTEN
Die Leitstelle (z. B. DIHK) prüft die formalen Fördervoraussetzungen und ob Ihr gewählter Berater zugelassen ist. Anschließend erhalten Sie ein Informationsschreiben mit einer unverbindlichen Inaussichtstellung der Förderung
Jetzt noch NICHT starten: Erst wenn dieses Informationsschreiben vorliegt, dürfen Sie den Beratungsvertrag schließen und mit der Beratung beginnen. Bitte warten Sie diese Rückmeldung unbedingt ab.
SCHRITT 5: BERATUNG STARTEN & DURCHFÜHREN
- Nach Erhalt des Informationsschreibens schließen wir den Beratungsvertrag
- Die Beratung wird als Einzelberatung durchgeführt (max. 5 Beratungstage)
- Die 5 Tage müssen nicht aufeinanderfolgen – sie können flexibel verteilt werden. Berichterstellung und Reisezeiten zählen nicht zu den 5 Tagen
- Die Beratung muss innerhalb von 6 Monaten abgeschlossen sein
- Den Beratungsbericht erhalten Sie unmittelbar nach Abschluss der Beratung
SCHRITT 6: VERWENDUNGSNACHWEIS EINREICHEN
Nach Abschluss der Beratung wird nachgewiesen, dass sie durchgeführt und bezahlt wurde. Dafür sind mehrere Formulare und Belege nötig, die vollständig über die BAFA-Plattform hochgeladen werden.
So melden Sie sich an: Für den Verwendungsnachweis loggen Sie sich im BAFA-Portal mit Ihrer Vorgangsnummer (die 7 Ziffern aus dem Informationsschreiben, oben rechts unter „Mein Zeichen“ – ohne die Abkürzung „UBF“) und Ihrer Postleitzahl ein.
Bitte nicht verwechseln: Diese Unterlagen brauchen Sie ERST am Ende – beim Verwendungsnachweis, nicht beim Antrag. Für den Antrag selbst genügen Ihre Firmendaten (siehe Schritt 1).
Folgende Unterlagen müssen separat ausgefüllt, unterschrieben und hochgeladen werden:
| Unterlage | Wer kümmert sich? |
|---|---|
| Verwendungsnachweisformular (ausgefüllt + unterschrieben) | Sie (Antragsteller) |
| EU-KMU- und De-minimis-Erklärung | Sie (Antragsteller) |
| Erklärung zur Kenntnisnahme des Merkblatts zur Charta der Grundrechte der EU | Sie (Antragsteller) |
| Monitoring-Fragebogen zur Förderung von Unternehmensberatungen für KMU | Sie (Antragsteller) |
| Fragebogen zu den bereichsübergreifenden Grundsätzen des ESF Plus | Sie (Antragsteller) |
| Beratungsbericht (inkl. ESF-Fragebogen) – von beiden unterschrieben | Wir erstellen, beide unterschreiben |
| Rechnung des Beratungsunternehmens | Wir (Berater) |
| Kontoauszug als Nachweis der vollständigen Honorarzahlung | Sie (Antragsteller) |
| Bestätigungsschreiben des Regionalpartners (nur bei Gründung unter 1 Jahr) | Sie (Antragsteller) |
Wo finden Sie die Formulare? Die fünf Formulare (Verwendungsnachweis, EU-KMU-/De-minimis-Erklärung, Charta-Merkblatt, Monitoring-Fragebogen, ESF-Plus-Fragebogen) stehen auf der BAFA-Seite unter dem Reiter „Formulare“ zum Herunterladen bereit. Wir sagen Ihnen genau, welches wie auszufüllen ist.
Wichtig zur Zahlung: Sie müssen das Honorar in voller Höhe (inkl. Umsatzsteuer) per Überweisung gezahlt haben – nachzuweisen über den Kontoauszug. Bei Barzahlung oder Verrechnung wird kein Zuschuss gewährt.
Häufig übersehen: Nach dem Hochladen der Unterlagen erhalten Sie vom BAFA eine E-Mail mit einem Link zu Ihrem vorausgefüllten Verwendungsnachweisformular. Dieses müssen Sie ausdrucken, eigenhändig unterschreiben und erneut hochladen. Erst mit dieser Unterschrift gilt Ihr Verwendungsnachweis als frist- und formgerecht eingereicht.
Frist: Spätestens 6 Monate nach Erhalt des Informationsschreibens müssen alle Unterlagen vollständig und elektronisch bei der Leitstelle vorliegen.
SCHRITT 7: AUSZAHLUNG DES ZUSCHUSSES
Nach abschließender Prüfung durch das BAFA wird der Zuschuss an Sie ausgezahlt. Je nach Standort sind das 50 % oder 80 % der Beratungskosten – bis zu 1.750 € bzw. 2.800 €.
ALLES AUF EINEN BLICK
Rahmenbedingungen
- Max. förderfähige Beratungskosten: 3.500 €
- Förderung: 50 % oder 80 % – also bis zu 1.750 € bzw. 2.800 € Zuschuss
- Max. 5 Beratungstage (40h) pro Beratung
- Beratung als Einzelberatung (keine Seminare oder Workshops)
- Abschluss innerhalb von 6 Monaten ab Bewilligung
- Max. 2 geförderte Beratungen pro Jahr, max. 5 bis 31.12.2026
Ablauf
- Vorbereitung / Firmendaten sammeln – Sie (mit uns)
- Ggf. Informationsgespräch (Jungunternehmen) – Sie
- Online-Antrag beim BAFA stellen – Sie (mit uns)
- Informationsschreiben abwarten – BAFA / Leitstelle
- Beratung starten & durchführen – Sie & Wir
- Verwendungsnachweis einreichen – Sie (mit uns)
- Auszahlung des Zuschusses – BAFA
Sie sehen: Den Großteil der Arbeit übernehmen wir. Ihre Aufgabe ist vor allem, die richtigen Daten bereitzustellen und – ganz wichtig – nicht vor der Bewilligung zu starten.
BAFA-Kontakte:
- BAFA, Referat 413, Frankfurter Str. 29–35, 65760 Eschborn · Tel. 06196 908-1570 · unternehmensberatung@bafa.bund.de
- Leitstelle DIHK: foerderung@dihk.de · www.dihk.de/beratungsfoerderung