Was ist Bullhorn Automation und wie funktioniert es?
Es ist die integrierte Automatisierungslösung von Bullhorn — früher unter dem Namen Herefish bekannt. Herefish war ursprünglich ein eigenständiges Automatisierungstool speziell für Recruiting-Firmen das Bullhorn aufgekauft und vollständig in die Plattform integriert hat. Der Name Herefish ist in der Branche noch geläufig, bezeichnet heute aber dasselbe Produkt. Wer nach Bullhorn Automation Herefish sucht — ihr seid hier richtig.
Bullhorn Automation ermöglicht es Recruiting-Teams wiederkehrende Aufgaben vollständig zu automatisieren — ohne Programmierkenntnisse. E-Mail-Sequenzen, Kandidaten-Follow-ups, Onboarding-Workflows, Erinnerungen und Aufgaben-Trigger laufen im Hintergrund, ohne manuellen Aufwand für das Team.
Das Besondere: Bullhorn Automation greift direkt auf die Daten im Bullhorn CRM und ATS zu. Trigger und Aktionen basieren auf echten Datenpunkten — zum Beispiel wenn ein Kandidat einen bestimmten Status erreicht, ein Placement abgeschlossen wird oder eine bestimmte Zeit ohne Kontakt vergangen ist.
Wann lohnt es sich — und wann nicht?
Es lohnt sich ab dem Moment wo wiederkehrende Aufgaben messbar Zeit fressen. Faustregel: Wer täglich mehr als eine Stunde mit manuellen Follow-ups, Statusupdates oder Kandidaten-Erinnerungen verbringt, holt den Invest innerhalb weniger Wochen wieder rein.
Für sehr kleine Teams mit unter fünf Recruitern und überschaubarem Bewerbungsvolumen ist der Setup-Aufwand im Verhältnis zum Nutzen oft zu hoch. Hier reichen einfachere Tools.
Ab zehn Recruitern oder bei hohem Bewerbungsvolumen ist Bullhorn Automation fast immer wirtschaftlich — weil die Zeitersparnis pro Recruiter direkt in mehr Placements fließt.
Automation Login — so kommt ihr rein
Herefish Login
Bullhorn Automation — ehemals Herefish — ist über ein eigenes Portal erreichbar das separat vom Hauptsystem verwaltet wird. Den Herefish Login-Zugang erhaltet ihr über euren Bullhorn-Administrator. Die Zugangsdaten für das Automation-Portal sind in der Regel unabhängig vom normalen Bullhorn Login.
Login über das Hauptsystem
Je nach Konfiguration eures Unternehmens kann Bullhorn Automation auch direkt über das Bullhorn Hauptsystem erreichbar sein — euer Administrator kann euch den genauen Weg mitteilen.
Automation Funktionen im Überblick
Automation & Sequenzen
Der Kern von Bullhorn Automation ist die E-Mail-Automatisierung. Automatische E-Mail-Sequenzen werden einmal aufgesetzt und laufen dann vollständig selbstständig — basierend auf Triggern wie Kandidatenstatus, Zeitabstand zum letzten Kontakt oder abgeschlossenen Placements. Typische Bullhorn Automation Examples:
Eine Sequenz die neue Kandidaten automatisch begrüßt und innerhalb der ersten Woche drei gezielte Follow-up-Mails verschickt — ohne dass ein Recruiter aktiv werden muss.
Blueprints & Playbooks
Bullhorn Automation Blueprints sind vorgefertigte Automatisierungsvorlagen die direkt importiert und angepasst werden können. Bullhorn Automation Playbooks gehen einen Schritt weiter — sie kombinieren mehrere Automations zu einem durchgängigen Prozess, zum Beispiel ein vollständiges Onboarding-Playbook das vom ersten Kontakt bis zur Vertragsunterschrift läuft.
Kandidaten-Follow-ups
Kein Kandidat fällt mehr durchs Raster. Bullhorn Automation erkennt automatisch wenn ein Kandidat längere Zeit keinen Kontakt hatte und triggert eine personalisierte Follow-up-Mail. Das ist eine der häufigsten Bullhorn Automation Ideas die Teams umsetzen — und eine der wirkungsvollsten.
Onboarding-Workflows
Neue Mitarbeiter werden automatisch durch den Onboarding-Prozess geführt — von der Willkommensmail über Checklisten bis hin zu Erinnerungen an wichtige Schritte. Der gesamte Workflow läuft im Hintergrund, der Recruiter behält den Überblick ohne manuell eingreifen zu müssen.
Kalender & Erinnerungen
Über den Bullhorn Automation Calendar lassen sich zeitbasierte Trigger einrichten — zum Beispiel automatische Erinnerungen vor Vertragsende, jährliche Check-ins mit Kandidaten oder Geburtstags-Mails. Alles zeitgesteuert, alles automatisch.
Webhook
Für technische Teams bietet Bullhorn Automation Webhook-Unterstützung — damit können externe Systeme in Echtzeit über Ereignisse in Bullhorn informiert werden. Ideal für komplexe Systemlandschaften wo mehrere Tools miteinander kommunizieren müssen.
Score
Der Bullhorn Automation Score misst wie aktiv und gepflegt die Kandidaten- und Kundendatenbank ist — und hilft Teams dabei zu verstehen wo Automations den größten Hebel haben. Ein nützliches Tool um die eigene Automatisierungsstrategie kontinuierlich zu verbessern.
Marketing Automation
Neben dem klassischen Recruiting-Fokus bietet Bullhorn Automation auch Funktionen für Bullhorn Marketing Automation — gezielte Kampagnen an Kandidaten- und Kundensegmente, Newsletter-Sequenzen und Re-Engagement-Kampagnen für passive Kandidaten.
AI Automation
Bullhorn integriert zunehmend KI-gestützte Funktionen in die Automatisierungsplattform. Bullhorn AI Automation ermöglicht intelligentere Trigger und personalisierte Inhalte die auf Basis von Datenmustern automatisch angepasst werden — ein Bereich der sich aktuell stark weiterentwickelt.
Was kostet Bullhorn Automation?
Es ist ein kostenpflichtiges Tool und nicht im Basis-Bullhorn-Paket enthalten. Öffentliche Preise kommuniziert Bullhorn nicht — die Kosten hängen von Unternehmensgröße und gebuchtem Funktionsumfang ab. Zur Orientierung: Es wird in der Regel als monatliche Lizenz pro Unternehmen abgerechnet — nicht pro Nutzer. Das macht es für größere Teams besonders attraktiv.
Wer konkrete Zahlen braucht sollte direkt bei Bullhorn oder einem zertifizierten Partner anfragen.
Konkrete Anwendungsfälle als Beispiele
Beispiel 1 — Kandidaten-Reaktivierung
Alle Kandidaten die seit 6 Monaten keinen Kontakt hatten erhalten automatisch eine persönliche Reaktivierungsmail mit aktuellen offenen Stellen — Rücklaufquote deutlich höher als bei manuellen Aussendungen.
Beispiel 2 — Placement-Follow-up
Nach jedem abgeschlossenen Placement läuft automatisch eine Sequenz: Glückwunschmail an den Kandidaten, Zufriedenheitsabfrage nach 30 Tagen, Check-in nach 90 Tagen.
Beispiel 3 — Neukunden-Onboarding
Neue Kundenunternehmen erhalten automatisch eine strukturierte Willkommenssequenz — Vorstellung des Teams, nächste Schritte, erste offene Stellen — alles zeitgesteuert und personalisiert.
Beispiel 4 — Bewerbungseingang
Sobald eine Bewerbung eingeht bestätigt es den Eingang automatisch, informiert den zuständigen Recruiter und triggert nach 48 Stunden eine Erinnerung falls noch keine Rückmeldung erfolgt ist.
Automation API
Für technische Teams die über die Standard-Funktionen hinausgehen wollen bietet die Automation API die Möglichkeit eigene Trigger und Aktionen programmatisch anzusteuern. Damit lassen sich Automations in komplexe Systemlandschaften einbinden und individuell erweitern. → Alles zur Bullhorn API
Vor- und Nachteile
| Vorteil | Details |
| No-Code | Workflows visuell aufgebaut, keine Programmierkenntnisse nötig |
| Direkt integriert | Trigger basieren auf echten CRM und ATS Datenpunkten |
| Skalierbar | Einmal aufgesetzt läuft die Automation für 10 oder 10.000 Kandidaten |
| Blueprints & Playbooks | Vorgefertigte Vorlagen für einen schnellen Einstieg |
| Messbar | Automation Score zeigt wo Potenzial liegt |
| Nachteile | Details |
| Separates Portal | Läuft nicht im Hauptsystem sondern über ein eigenes Portal |
| Lernkurve | Erster Setup kostet Zeit ohne Begleitung |
| Kostet extra | Kein Bestandteil des Basis-Pakets sondern separates Add-on |
| Datenqualität | Automations sind nur so gut wie die Daten im System |
Automation Training & Support
Training & Tutorial
Bullhorn bietet über die Bullhorn Automation Knowledge Base sowie eigene Bullhorn Tutorial Videos Einstiegsmaterialien für neue Nutzer. Für Teams die tiefer einsteigen wollen gibt es die Bullhorn Automation User Group — eine Community wo Erfahrungen, Bullhorn Automation Ideas und Best Practices ausgetauscht werden.
Schweizer Solutions bietet darüber hinaus eigene Bullhorn Automation Trainings an — praxisnah, auf eure konkreten Prozesse zugeschnitten und direkt umsetzbar.
Help & Support
Bei Problemen mit Bullhorn Automation Help oder Bullhorn Automation Support steht euch neben dem offiziellen Bullhorn Support auch Schweizer Solutions als direkter Ansprechpartner zur Verfügung.
Typische Fehler beim Setup
Der häufigste Fehler: zu viele Automations auf einmal aufsetzen. Wer mit zehn parallelen Workflows startet verliert schnell den Überblick — und Kandidaten erhalten im schlimmsten Fall widersprüchliche Nachrichten. Besser: mit zwei oder drei klar definierten Use Cases starten und schrittweise erweitern.
Zweithäufigster Fehler: Trigger ohne saubere Datenbasis. Eine Reaktivierungsmail die an Kandidaten geht deren Status seit zwei Jahren nicht aktualisiert wurde wirkt unprofessionell. Vor dem ersten Automation-Setup lohnt sich eine Datenbankbereinigung.
Dritter Fehler: E-Mail-Texte die klingen als kämen sie von einer Maschine. Bullhorn Automation kann personalisieren — aber nur wenn die Felder im System gepflegt sind. Generische Massenmails ohne echte Personalisierung schaden mehr als sie nützen.
Bullhorn Automation einrichten — wir helfen euch
Ob ihr Automation zum ersten Mal einrichtet, bestehende Workflows optimieren wollt oder Ideen für neue Automations sucht — Schweizer Solutions begleitet euch vom ersten Setup bis zur fertig laufenden Automation-Strategie.
Häufige Fragen zu Bullhorn Automation (FAQ)
Was ist Bullhorn Automation?
Bullhorn Automation — früher bekannt als Herefish — ist die integrierte Automatisierungsplattform von Bullhorn. Sie ermöglicht es Recruiting-Teams E-Mail-Sequenzen, Follow-ups, Onboarding-Workflows und viele weitere wiederkehrende Aufgaben vollständig zu automatisieren — ohne Programmierkenntnisse.
Was ist der Unterschied zwischen Herefish und Bullhorn Automation?
Keiner — Herefish ist der frühere Name von Bullhorn Automation. Bullhorn hat Herefish aufgekauft und vollständig in die Plattform integriert. Der Name Herefish ist in der Branche noch bekannt, das Produkt heißt heute offiziell Bullhorn Automation.
Wie melde ich mich bei Bullhorn Automation an?
Der Login läuft über ein eigenes Portal das separat vom normalen Bullhorn Login erreichbar ist. Den Zugang richtet euer Administrator ein. → Zur Login-Anleitung
Was sind Blueprints?
Blueprints sind vorgefertigte Automatisierungsvorlagen die direkt importiert und an eigene Prozesse angepasst werden können — ideal für Teams die schnell starten wollen.
Brauche ich Programmierkenntnisse für Automation?
Nein — Automation ist als No-Code-Tool konzipiert. Workflows, Sequenzen und Trigger werden über eine visuelle Oberfläche aufgebaut. Für erweiterte Funktionen über die Automation API sind Programmierkenntnisse hilfreich aber nicht zwingend notwendig.
Weitere Bullhorn Themen
Du willst mehr über Bullhorn erfahren? Hier findest du alle relevanten Themen im Überblick:
→ Bullhorn — Funktionen, Kosten & Alternativen im Überblick
→ Bullhorn API — REST Endpoints & Authentifizierung
→ Bullhorn Automation — Workflows & E-Mail-Sequenzen
→ Bullhorn Analytics — Dashboards & KPI-Tracking